Muutosvastarinnan hallinta ERP-järjestelmän käyttöönotossa : toimenpiteiden vastaavuus Kotterin muutosjohtamisen malliin

Abstract

Organisaatiot niiden toimialasta ja koosta riippumatta investoivat suuria summia ERP-järjestelmiin tavoitellen organisaation suorituskyvyn parantamista. Valitettavasti nämä projektit usein epäonnistuvat jollain tavalla. Yksi keskeisimmistä syistä käyttöönoton epäonnistumiseen on käyttäjien vastustus. IT-alan kirjallisuus on kuitenkin perinteisesti keskittynyt käyttäjien vastustuksen sijasta käyttäjien hyväksymisen tutkimiseen. Monien teknologian hyväksymisen mallien lähtökohtana on, että käyttäjät valitsevat muutoksen vapaaehtoisesti. Tällaiset vapaaehtoisen hyväksymisen kontekstissa kehitetyt mallit eivät sovellu ERP-järjestelmien muutoksessa ilmenevän muutosvastarinnan tutkimiseen, sillä järjestelmämuutos ei tavallisesti ole käyttäjien oma valinta. Koska ERPjärjestelmän käyttöönotossa on kyse organisaatiomuutoksesta, ja muutosvastarinnan hallinnalla on keskeinen rooli käyttöönottoprojektin onnistumiseksi, on tarpeen tutkia, voidaanko organisaatiomuutoksen kontekstissa kehitettyä Kotterin muutosjohtamisen mallia hyödyntää käyttöönoton ohjenuorana. Kotterin malli on yksi muutosjohtamisen tunnetuimpia teoreettisia viitekehyksiä. Tutkielma toteutettiin kirjallisuuskatsauksena. Tavoitteena oli selvittää, mistä muutosvastarinta johtuu, miten sitä voidaan hallita ERP-järjestelmän käyttöönotossa sekä verrata sen hallitsemiseksi esitettyjä toimenpiteitä Kotterin muutosjohtamisen malliin. Tutkimuksessa huomattiin, että työntekijöiden työnkuvissa ja työhön vaadittavissa taidoissa tapahtuvat muutokset, yksilöitä uhkaavat menetykset sekä alhainen muutoksesta koettu arvo vaihdon kustannuksiin verrattuna korostuvat muutosvastarintaa aiheuttavina tekijöinä. Keskeisimmiksi vastarinnan hallinnan toimenpiteiksi tunnistettiin erilaiset viestintästrategiat, käyttäjien osallistaminen muutokseen sekä työntekijöille tarjottava opetus ja koulutus. Muutosvastarinnan minimoimiseen tähtäävien strategioiden vertailussa Kotterin malliin havaittiin näiden välillä sekä yhtäläisyyksiä että eroavaisuuksia. Erityisesti keskeisimmille muutosvastarinnan minimoimisen strategioille löydettiin vastaavuuksia Kotterin mallista. Toisaalta joidenkin Kotterin mallin vaiheiden ei havaittu soveltuvan muutosvastarinnan käsittelemiseen ERPjärjestelmien käyttöönotossa, eikä kaikkia muutosvastarinnan hallinnan keinoja voida sovittaa Kotterin malliin.