Sisäinen viestintä ja organisaation sosiaalinen media

Abstract

Sisäinen viestintä on noussut teknologisen kehityksen myötä yhdeksi merkittävimmistä tekijöistä organisaatioiden menestymiselle ja kasvulle. Useissa tutkimuksissa on todettu toimivan viestinnän parantavan suoraan työntekijöiden sitoutumista, kuulumisen tunnetta ja työtehoa. Sisäinen viestintä itsessään on kuitenkin suurten haasteiden edessä informaation määrän kasvaessa ja eri viestintäkanavien kehittyessä. Työnkuva ja työntekijöiden tarpeet määrittävät uudet vaatimukset sisäiselle viestinnälle, kun organisaatiot ovat jatkuvan muutoksen alla ja työntekijät vaativat yksilöllisempää huomiointia. Tässä tutkimuksessa perehdytään yrityksen sisäisenviestinnän toimintaan ja tehostamiseen johdon työkaluna kirjallisuuskatsauksen avulla. Tavoitteena hakea vastausta kahteen kysymykseen. (1) Ensimmäisenä tavoitteena on selventää lukijalle, mikä on sisäisen viestinnän strateginen merkitys organisaation toiminnalle? (2) Toinen tutkimuskysymys on vertailla, miten sosiaalisen median palvelut parantavat tai haastavat sisäisen viestinnän toimivuutta organisaatiossa? Tuloksissa nähtiin sisäisen viestinnän olevan muuttumassa kohti symmetristä kahdensuuntaista sisäistä viestintää, aiemmasta enemmän yhdensuuntaisesta ja epäsymmetrisestä viestinnästä. Työntekijöiden arvostuksen on nähty kasvaneen tämän seurauksena ja sisäisen viestinnän strateginen merkitys on noussut organisaatioissa. Suurimpina haasteina on nähty suuri tiedonmäärä, sen tehokas kohdistaminen työntekijöiden tarpeiden mukaan ja sopivien viestintäkanavien löytäminen. Organisaation sosiaalinen media on noussut teknologisen kehityksen myötä ratkaisuksi näihin ongelmiin, kuitenkin sen käyttöönottaminen tuottaa vielä haasteita. Esimerkiksi henkilöstö ei näe sen tuomaa arvoa omaan työskentelyyn ja johdon tuki on jäänyt vähäiseksi järjestelmien käyttöönotossa.

Internal communication has risen to be one the most important factors in organisations growth and performance due to technological development. Multiple studies have shown how internal communication has a direct impact on employee engagement, performance and feeling of belonging. At the same time internal communication itself is under drastic changes due to massive increase of information and development of communication channels. Digital transformation has changed methods and requirements of work and employee’s needs. These set new guidelines for internal communication as organisations are under constant change and employees require more individual service. This study focuses on the development and evaluation of internal communication as a management tool through a scientific literature study. The goal of this study is to answer to two research questions: (1) What is the strategic meaning of internal communication to and organisation and (2) how does the utilization of enterprise social media improve or challenge internal communication? The results indicate that internal communication is moving towards more symmetrical two-way communication from previous one-way asymmetrical communication. Employees are seen more valuable assets in organisational performance and growth leading towards higher focus on effective internal communication. The biggest challenges identified where how to handle with the increased amount of information, how to target the right information to the right employees and how to choose the right communication channels. Enterprise social media has been seen as the answer to these problems. However, it raises some challenges of its own like the missing of management support in implementation of the new platforms and how employees lack the understanding how it affects their work.