Työyhteisön sisäisen viestinnän haasteet organisaation muutoksessa

Abstract

Tutkimuksessa tarkasteltiin työyhteisön sisäistä viestintää organisaation muutostilanteessa. Tutkimuskohde oli uusi yksikkö, joka kuuluu moniammatilliseen koulutusorganisaatioon. Tutkimuksella selvitettiin tiedonkulun toimivuutta yksikössä ja sen organisaation sisäisten yhteistyökumppaneiden kesken. Tutkimuksen tavoitteena oli vastata kysymyksiin missä määrin organisaatiossa koetaan saatavan tietoa, miten tiedonkulun koetaan toimivan organisaatiossa tutkimuksen tekohetkellä ja mitä tiedonkulun keinoja tai välineitä käytetään nyt ja mitä haluttaisiin käytettävän tästä eteenpäin. Aineisto kerättiin sähköisellä kyselylomakkeella, jossa oli sekä suljettuja että avoimia kysymyksiä ja se analysoitiin niin määrällisellä kuin laadullisella menetelmällä. Suljetuissa kysymyksissä oli valinnaisia vastausvaihtoehtoja ja Likert-asteikollisia väittämiä. Määrällisessä analyysissä käytettiin SPSS-tilastoohjelmaa ja laadullinen aineisto teemoiteltiin sekä osa avovastausten tuloksista esitetään myös määrällisenä. Tutkimuksen tulokset osoittavat tiedonkulussa olevan puutteita ja ongelmien taustalla on muun muassa organisaatiomuutoksen aiheuttamat epäselvyydet uuden yksikön vastuunjaoissa ja organisoitumisessa. Tiedonkulun koettiin toimivan parhaiten lähiyhteisön kesken ja heikoimmin muiden sisäisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Tiedonsaanti omien työtehtävien kannalta riittävän ajoissa sekä tiedon luotettavuus ja tasapuolisuus saivat heikoimmat arviot. Tiedonkulun välineistä tärkein oli sähköposti, mutta myös puhelin ja intranet olivat melko tärkeitä. Erilaisilla tapaamisilla ja kasvokkain tapahtuvalla vuorovaikutuksella oli huomattava merkitys tiedonkulussa. Tutkimuksen perusteella, nykypäivän sähköisestä tiedonkulusta huolimatta, henkilökohtainen kohtaaminen on tietojen vaihdon ja välittämisen kannalta erittäin tärkeää. Tiedonkulun kehittämiseksi toivottiin luotavan yksikön oma toimiva kanava intranetiin. Vastuunjakoon ja organisoitumiseen tahdottiin myös selkeyttä. Tutkimuksen taustalla oli työyhteisöviestinnän uusi agendamalli ja tuloksissa ilmenneet teemat on linkitetty kyseiseen malliin niin sanotulle muutoksen kehälle. Muutoksen kehä -malli on luotu tämän tutkimuksen tulosten perusteella.