Exploring the elements of successful business process modeling : a case study

Abstract

Tämä raportti on Jyväskylän yliopiston Informaatioteknologian laitoksen pro gradu -tutkielma. Tutkielmassa käsiteltiin liiketoimintaprosessien mallintamisen hyötyjä sekä vaatimuksia niiden toteutumiselle. Tutkielmalla oli kolme päätavoitetta: 1. Laajentaa kirjallisuuskatsauksen avulla ymmärrystä liiketoimintaprosessien mallintamisen tarjoamista hyödyistä. 2. Case organisaatiossa toteutettujen haastattelujen avulla tutkia hyötyjen toteutumisesta sekä kohdattuja haasteita organisaatioissa. 3. Kirjallisuuskatsauksen ja haastattelujen perusteella selvittää, onko liiketoimintaprosessien mallintamisen hyötyjen ymmärrys nykyisellään riittävää. Tutkielmassa luotiin ensin kirjallisuuskatsauksen pohjalta kategorisointi mallinnukseen aikaisemmin liitetyistä hyödyistä. Kategorisointi tarjoaa tietoa siitä, miksi mallintamista tehdään ja tutkitaan kasvavissa määrin. Kirjallisuuskatsauksen avulla käsiteltiin myös mallinnuksen haasteita sekä vaatimuksia onnistuneelle mallinnukselle. Tapaustutkimuksena toteutettujen haastattelujen avulla perehdyttiin entisestään mallinnuksen hyötyihin, vaatimuksiin ja haasteisiin. Tulosten perusteella esitettiin, että haastateltavien aiemmat kokemukset sekä rooli työyhteisössä vaikuttavat käsityksiin mallinnuksesta. Positiiviset kokemukset ja tiiviimpi työskentely mallinnuksen parissa näytti helpottavan siihen liittyvien hyötyjen tunnistamista. Tutkielman tulokset osoittivat myös, että prosessimallien jalkauttaminen sekä mallinnuksen jälkeinen aika jäävät aiheen tutkimuksessa usein vaille huomioita. Tämä tukee aikaisempia käsityksiä prosessimallien oletetusta hyödyllisyydestä todisteiden vähäisyydestä huolimatta. Lopputulemana tutkielmassa osoitettiin, että liiketoimintaprosessien mallinnuksen hyötyjen toteutumisen paremmalle ymmärrykselle on yhä tarvetta.

This is a master’s thesis report in the University of Jyväskylä faculty of information technology. The topic of this thesis is successful business process modeling, which is approached through a case study. This thesis has three main goals: First, to broaden the knowledge of business process modeling by conducting a systematic literature review. Based on the literature review an up-to-date categorization of the benefits associated with process modeling is created. This categorization creates a base for understanding the reasons behind modeling efforts in organizations and interest for the topic in research. Second, through interviews in a case organization create knowledge of the actualization of these benefits and the challenges organizations might face regarding modeling. Furthermore, this report demonstrates the role of previous experience on the notions of process modeling and considers the effect of employee role on perceived benefits and challenges. The results suggest that employees with better experiences and more involved process modeling are able to identify more benefits in comparison to challenges. Third, through the knowledge created in this research demonstrate the need for better understanding of the actualization of business process modeling benefits both in organizations and in research. The results suggest that the benefits associated with modeling mostly disregard implementation of process models and in general the time after modeling. This supports the previous notions of evidence for the usefulness of business process modeling being lacking. With this the need for better understanding of the actualization of business process modeling benefits both in organizations and in research is demonstrated.