What is behind a software acquisition process? : empirical case study focusing on Finnish IT Service Provider and its potential customers

Abstract

Teknologiset innovaatiot ja niiden myötä muuttuva liiketoimintaympäristö ovat johtaneet siihen, että erilaisten digitaalisten toimintatapojen ja työkalujen käyttö erityisesti yritysten välisillä (Business-to-Business, B2B) markkinoilla on viime vuosina kasvattanut merkitystään. Tämä on näkynyt muun muassa ohjelmistoalalla, sillä ohjelmistojen kysyntä B2B-yritysten keskuudessa on kasvanut merkittävästi. Vaikka ohjelmistojen merkittävä rooli nykypäivän B2B-yrityksille on yleisesti tunnistettu, on ohjelmistoihin keskittyvää ostoprosessia ja siihen liittyviä tekijöitä tutkittu hyvin rajallisesti. Tämän tutkimuksen tavoitteena on laajentaa ymmärrystä B2B-yritysten ohjelmistojen ostoprosessiin liittyen. Tutkimuksessa käsitellään ohjelmistojen ostoprosessia erityisesti kolmesta keskeisestä näkökulmasta: 1) ostoprosessin muodostuminen, 2) henkilöt ketkä osallistuvat ostoprosessiin, sekä 3) ostoprosessin muodostumiseen ja osallistuviin henkilöihin vaikuttavat tekijät. Koska nämä näkökulmat liittyvät olennaisesti organisaatioiden ostoprosessiin, on organisaatioiden ostokäyttäytyminen toinen tämän tutkimuksen teoreettisen viitekehyksen pääteemoista. Toinen pääteemoista, ohjelmistojen ostoprosessi, syventää yleiseen organisaation ostoprosessiin liittyvää kirjallisuutta lähemmäksi tämän tutkimuksen kontekstia. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa case-yrityksenä toimi suomalainen tietotekniikka-alan yritys. Tutkimuksessa keskityttiin case-yrityksen kahdeksaan potentiaaliseen asiakkaaseen, joilta pyrittiin keräämään tietoa ohjelmistojen ostoprosessiin liittyen. Aineistonkeruu suoritettiin haastattelemalla, jonka jälkeen kerätty aineisto analysointiin tutkimuksen teeman valossa. Tutkimustulokset osoittavat, että ohjelmistojen ostoprosessi on tarkoin määritelty prosessi, joka sisältää joukon peräkkäisiä vaiheita. Liikkeenjohdollisesta näkökulmasta tutkimustulokset korostavat ostoprosessin alkuvaiheen merkitystä, joihin ohjelmistoja tarjoavien yritysten kannattaa keskittyä. Tulokset osoittavat myös, että ohjelmistoihin keskittyvissä ostoprosesseissa projektista vastaavat henkilöt muodostavat tyypillisesti projektitiimin. Tärkeimmät ostoprosessiin ja siihen osallistuviin henkilöihin vaikuttavat tekijät puolestaan liittyvät yritysten toimintaympäristöön, ihmissuhteisiin tai organisaationaalisiin tekijöihin.

Due to new developing technologies and the changing business environment, the role of different digital tools among industrial markets has been rapidly increasing. One of the most rapidly developing sectors has been the growing usage of different kinds of software among Business-to-Business (B2B) companies. Despite the importance of the software for today’s B2B companies, the topic of software acquisition process has remained as a marginally research sector within business studies. The aim of this research is to increase the understanding of software acquisition process within industrial companies. The main focus of this study is on three aspects: The formation of the software acquisition process itself, the buying center, referring to the people participating in the software acquisition process, and the factors that have an effect on the software acquisition process and the buying center. These aspects are reviewed during the literature review which is based on studies focusing on the two main concepts of this research: Organizational Buying Behavior (OBB), and software acquisition process. This study was carried out as a qualitative case study focusing on one Finnish IT Service Provider and their potential customers (prospects). The data was gathered by utilizing semi-structured interviews conducted within the eight identified potential customers and the data was analyzed in the light of the content of this research. The results of the study reveal that the software acquisition process, among prospects of this study, is considered a well-defined process including a set of sequential stages. Based on the results, a 11-stage model for the different stages of software acquisition is presented. On the managerial side, the beginning of the buying process was considered crucial by the prospects, which suggest the importance for IT service providers to focus on those stages during their marketing actions. Within software acquisitions, the buying center tends to form from a specific project team which is supported by previous literature. Finally, the most important factors affecting the acquisition process and the buying center are typically related to environmental, interpersonal or organizational aspects of the company.