Julkisten organisaatioiden kollaboraatiotyökalut ja viranomaisvaatimusten täyttäminen Suomessa

Abstract

Kollaboraatiotyökalut ovat organisaatioiden modernin työnteon perusvälineitä. Nämä työkalut mahdollistavat tehokkaan kommunikaation ja yhteistyön niin organisaation sisällä, kuin myös ulkoisten henkilöiden tai muiden organisaatioiden välillä. Kollaboraatiotyökaluille ominaista on niiden toimittaminen julkipilvestä SaaS-mallilla, minkä vuoksi työkaluja hyödyntävien organisaatioiden on otettava huomioon myös pilvipalveluiden ominaisuudet työkalua valitessaan. Suomalaisen julkisen sektorin toimijoita koskee sekä Euroopan unionin että kansallisen tason lainsäädäntö ja viranomaisohjeistus. Tässä tutkimuksessa perehdyttiin tarkemmin suomalaisten julkisten organisaatioiden kollaboraatiotyökaluihin vaikuttavaan lainsäädäntöön sekä ohjeistukseen ja siten pyrittiin selvittämään mitä vaatimuksia kollaboraatiotyökalujen käyttämiseen liittyy. Käsitys siitä, mitä suomalaisten julkisten organisaatioiden on huomioitava käyttäessään tai hankkiessaan kollaboraatiotyökaluja, muodostettiin kirjallisuuskatsauksen avulla. Näiden havaintojen perusteella luotiin design-tutkimuksen keinoin suomalaisten julkisten organisaatioiden kollaboraatiotyökalun valitsemista ja sen vaatimustenmukaisuuden selvittämistä tukeva artefakti, eli tarkistuslista.

Collaboration tools are essential for modern work in organizations. These tools enable efficient communication and collaboration both within the organization and with external individuals or other organizations. One characteristic of collaboration tools is that they are delivered from the public cloud using the SaaS delivery model, which is why organizations using these tools must also consider the features of cloud services when selecting a tool. Finnish public sector actors are subject to both European Union and national legislation and official guidelines. This study examined the legislation and guidelines that affect collaboration tools used by public organizations in Finland, with the aim of determining the requirements associated with using these tools. The understanding of what Finnish public organizations need to consider when using or acquiring collaboration tools was obtained through a literature review. Based on these observations, a design research artifact, a checklist, was created to support the selection and evaluation of collaboration tools for Finnish public organizations.