Julkisen ICT-hankinnan ominaispiirteet ja haastee

Abstract

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää julkisen ICT-hankinnan ominaispiirteitä, haasteita sekä hankintalain käytännön soveltamista. Julkisilla ICT-hankinnoilla on paitsi suuri taloudellinen merkitys, suoria vaikutuksia viranomaisten työhön ja kansalaisten elämään. Tästä huolimatta julkiset ICT-hankinnat ovat olleet varsin vähän tutkittu alue, ja lisäksi pääpaino on ollut hankintalain oikeellisessa soveltamisessa. Tutkimus paikkaa osaltaan tätä aukkoa. Tutkimuskysymyksiksi asetettiin: 1) Mitkä seikat erottavat julkisen ICT-hankinnan yksityisen sektorin ICT-hankinnasta? 2) Mitä haasteita julkisella sektorilla on yksityiseen sektoriin verrattuna? 3) Miten julkisia ICT-hankintoja kilpailutetaan? Vastauksia tutkimuskysymyksiin haettiin yhdistämällä hankinnan teoriaa, ICT-kehittämisen ja ohjauksen menetelmiä, julkisten hankintojen yleisiä periaatteita sekä hankintalainsäädännöstä tulevia vaateita hankintaprosessille ja hankinta-asiakirjoille. Empiirinen tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena. Tutkimus kohdennettiin Suomessa julkaistuihin EU-kynnysarvon ylittäviin ICT-hankintoja koskeviin kilpailutuksiin, joita koskevat hankintailmoitukset olivat voimassa 1.1. – 28.2.2021 välisenä aikana. Tutkimus osoittaa, että keskeisin julkisen ja yksityisen sektorin eroavaisuus ICT-hankintojen toteuttamisessa liittyy julkiselle sektorille kohdistuvaan vaateeseen kohdella yrityksiä tasapuolisesti ja syrjimättä. Tällä on merkittävä vaikutus hankintaprosessiin ja hankintayksikölle asetettaviin osaamisvaatimuksiin. Empiirisen tutkimuksen keskeinen havainto on, että toimittajavalinta tehdään usein täysin tarjousdokumentaation perusteella ilman että toimittajan ratkaisua tai henkilöstön osaamista testattaisiin. Tutkimustuloksia voivat hyödyntää julkisten organisaatioiden toimijat eri tasoilla aina yksittäisistä asiantuntijoista ylempään johtoon. Lisäksi tutkimustuloksia voidaan hyödyntää eri oppilaitosten koulutusohjelmien suunnittelussa. Koska ICT-hankinnat ja erityisesti julkiset ICT-hankinnat ovat olleet vähän tutkittu osa-alue, jatkotutkimusta tarvitaan laajalti hankintaprosessin kaikilla osa-alueilla.

The purpose of the study was to examine characteristics and challenges of a public ICT procurement and to explore how procurement units apply the provisions of the procurement law. Despite of the fact that public ICT acquisitions have substantial economic effect, they influence directly on the everyday life of both the officials and citizens. However, public ICT procurement has been a neglected area of research, and few existing studies concentrate mainly on cor-rect provision of the procurement law. This study, for its part, reduces this lack of research. The research questions were: 1) How the public ICT procurement differs from the procurement of the private sector? 2) What challenges public procurement units meet compared to professionals in the private sector? 3) What are the characteristics of the public call for tenders for ICT supplies and services? In the study, the ICT procurement was examined trough the general theories of procurement, ICT development, and the procurement law. The chosen research method was a qualitative case study, the empirical data being public calls for tenders and participation. The data were collected by means of EU contract notices that were published in HILMA and that were open 1.1. – 28.2.2021. The study shows that the most significant difference between private and public sector ICT procurement was related to the obligation of the public sector to equal treatment and transparency. This has a remarkable impact both on a procurement process and required competencies of professionals. The main result of the empirical study is that procurement units make their contract decision mainly based on tender documents without testing the offered solution or competence of the vendor´s personnel. The information generated by this study can be applied by public organizations at different levels of the organization. In addition, they will be useful in planning of degree programs. Due to lack of studies in the field of public ICT procurement, more research is needed in various areas.