Teknologian hyödyntäminen perehdytyksessä : case: Osuuskauppa Keskimaa ja Workplace by Facebook

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena on lisätä tietoa henkilöstön perehdyttämisestä, henkilöstökoulutuksen laadusta sekä perehdytyksen merkityksestä laajemmissa kokonaisuuksissa. Erityishuomio tutkimuksessa on teknologian hyödyntämisessä perehdytyksessä. Tutkimuskohteena on kevään 2021 aikana Prisma Keljossa käyttöönotettu uusi perehdyttämisen malli ja Workplace by Facebook-sovellus. Tutkimuksessa haastateltiin verkkokyselylomakkeen avulla Prisma Keljon henkilöstöä vanhasta ja uudesta mallista siitä, miten he kokevat perehdytyksen kohdeorganisaatiossa ja arvioida käytettyjä menetelmiä teknologian näkökulmasta. Tutkielman teoriaosuus käsittelee perehdyttämistä, henkilöstönjohtamista, osaamisen kehittämistä ja oppimista sekä teknologian ja pelillistämisen hyödyntämistä. Perehdyttämisen kokonaisuutta on vaikea tarkastella tutustumatta, siihen miten se liittyy laajempiin konteksteihin ja toimintoihin organisaatioissa. Teoriaosuuden avulla tutkimukselle luodaan viitekehys ja saavutettuja tuloksia tarkastellaan myös taustakirjallisuuden pohjalta. Lähdekirjallisuuden perusteella organisaatiot hyödyntävät vielä varsin vähän teknologiaa ja pelillistämistä perehdyttämisessä, vaikka niitä hyödyntämällä on tunnistettu päästävän parempiin tuloksiin. Tutkielman tuloksissa selvisi työntekijöiden kehittävän vanhassa perehdyttämisen mallissa ajankäyttöä, perehdytyspolkua ja perehdyttämisen laajuutta. Vertailevat tulokset osoittavat, että työntekijät pitävät uutta perehdyttämisen mallia parempana ja riittävämpänä kuin vanhaa mallia. Lisäksi teknologian koettiin tukevan perehdyttämistä sekä tehden siitä selkeämmän ja monipuolisemman. Teknologisella perehdyttämisellä ei voida kuitenkaan kokonaan korvata henkilökohtaista perehdyttämistä. Teknologisella perehdyttämisellä on vaikutusta myös työntekijöiden sosialisoinnissa, joten digitaalinen alusta toimii myös siihen välineenä. Yhteenvetona on, että perehdyttämistä voidaan kehittää ja tehostaa teknologian ja pelillistämisen hyödyntämisellä. Käyttöönotossa tulisi kuitenkin huomioida käyttäjien eri valmiudet teknologian käyttöön sekä eri oppimisen mallit. Perehdyttäminen tulisi myös yhdistää organisaation strategiaan, millä varmistetaan kilpailu- ja toimintavarmuus myös tulevaisuudessa.

The purpose of the study is to increase information about staff orientation, the quality of personnel training and the importance of orientation in broader con-texts. Special attention in this research is in the utilization of technology in orientation. The research topic is a new orientation model and Workplace by Facebook application introduced in Prisma Keljo during the spring of 2021. The research study used an online questionnaire to interview Prisma Keljos’s staff about the old and new orientation model of how they experience orientation in the target organization and to evaluate the methods used from technology perspective. The theoretical part of the dissertation deals with orientation, human re-source management, competence development and learning, as well as the utilization of technology and gamification. It is difficult to look at the whole of orientation without looking at how it relates to broader contexts and functions in organizations. With the help of the theoretical part, a frame of reference is created for the research and the achieved results are also examined based on the background literature. Based on the source literature, organizations still make very little use of technology and gamification in orientation, although it has been identified that they can lead to better results. The results of the dissertation revealed that in the old model of orientation, employees develop the use of time, the path of orientation and the scope of orientation. The comparative results show that the employees consider the new model of orientation to be better and more adequate than the old model. In addition, the technology was felt to support orientation and make it clearer and more versatile. However, technological orientation cannot completely re-place personal orientation. Technological orientation also influences the socialization of employees, so the digital platform also serves as a tool for this. In summary, orientation can be developed and enhanced using technology and gamification. However, the implementation should consider the difference in capabilities of users to use the technology as well as different learning models. Orientation should also be combined with the organization’s strategy, which will ensure competition and operational reliability also in the future.