ERP-projektin riskit ja niiden hallinta

Abstract

Tässä kirjallisuuskatsauksessa tutkitaan organisaation kohtaamia riskejä, sekä niiden hallintametodeja, kun se ottaa toiminnanohjausjärjestelmää käyttöön. Toiminnanohjausjärjestelmä, lyhyemmin ERP-järjestelmä on monipuolinen ja modulaarinen ohjelmisto, jonka organisaatio voi räätälöidä tarpeidensa mukaisesti. Aihetta on tärkeä tutkia koska ERP-projektien epäonnistumisprosentit on suuria, sekä niiden merkitys korostuu nykyajan yhteiskunnassa, jossa organisaatioiden toimintaa halutaan tehostaa. Kirjallisuuskatsauksen alussa tutustutaan ERP-järjestelmän taustaan ja määritelmään, sekä sen käyttöönottoon, jotta ymmärretään millaisia riskejä organisaatio voi kohdata sen käyttöönottoprojektin aikana. Tämän jälkeen tunnistetaan riskejä olemassa olevan kirjallisuuden avulla, sekä järjestellään niitä niiden yleisyyden perusteella, jotta tiedetään mitkä riskeistä ovat yleisimpiä. Tässä tutkielmassa esitellään myös muutama riskienhallintaviitekehys, joiden avulla organisaatio voi tunnistaa, arvioida ja hallita tunnistettuja riskejä. Suurin osa riskeistä, joita tässä tutkielmassa tunnistetaan johtuu organisaation johdon, tai projektiryhmän epäonnistumisesta. ERP-projektin käyttöönotossa korostuu hyvä suunnittelu, sekä kommunikointi sidosryhmien välillä. ERP-järjestelmän käyttöönotto ei olekaan vain tavallinen IT-projekti vaan se on koko organisaation kattava projekti, jossa on myös sosiaalinen puoli.

In this literature review, we examine the risks faced by organizations as well as their management when they are deploying an ERP system. ERP system (Enterprise Resource Planning) is versatile and modular software that an organization can customize according to their needs. It is important to study this topic because the failure rate of ERP projects is high, and their importance is emphasized in today’s society because organizations want to make their processes more efficient. In the beginning of this literature review the background of ERPsystems and its definition is briefly described. After that the implementation of ERP-system is discussed. These things are introduced to understand the risks that an organization might face during its ERP implementation project. After that we identify risk factors when implementing an ERP system. Then we classify these risks based on prevalence. In this literature review we also present some risk management frameworks that allow organization to identify, classify and manage identified risks. Most of these risks are associated with incompetence of the organization’s leadership or the ERP systems project team. An ERP project it is not your usual IT-project. It is an organization wide project with a social side.