Intranet sisällönhallinnan välineenä

Abstract

Intranet on ollut yritysten käytössä 90-luvulta asti, mutta viime vuosina sitä on tutkittu hyvin vähän. Intranetistä on tullut yleinen tapa yrityksen sisällönhallintaan, mutta sen käyttöönottoon panostetaan usein liian vähän. Tämä aiheuttaa sen, että intranet ei tue tarkoitustaan. Pro gradun tutkimuskohteena oleva yritys on aikeissa ottaa intranetin käyttöön. Tähän motivaatioina on tarve yhdistää useassa paikassa hajallaan olevaa sisältöä ja tietoa. Tutkimuksen tavoitteena oli hahmottaa yrityksen todelliset tarpeet sisällönhallintaan ja yksilöidä tarvittavat sisällöt sekä hahmottaa niiden elinkaari. Tavoitteen ollessa käytännönläheinen ja ratkaisukeskeinen, sen tutkimusmenetelmäksi valittiin suunnittelutieteellinen tutkimusmenetelmä. Menetelmä tarjoaa kuusivaiheisen prosessimallin tutkimuksen toteutukseen. Menetelmä on joustava riippuen tutkimuksen painotuksesta, mutta tällä kertaa kaikkia kuutta vaihetta käytettiin tutkimuksen tekemiseen aloittaen ongelman määrittelystä. Haastattelumenetelmänä sisällönhallinnan tarpeiden havainnoimiseen ja nykytilan tunnistamiseen käytettiin yhtenäisen sisällönhallintastrategian nykytilan analyysimallia. Analyysissa tarkastellaan sisällön elinkaarta eri toimijoiden näkökulmasta hahmottaen siten mitä tietoa liikkuu, miten ja kenen toimesta. Tutkimuksessa huomattiin, että eri rooleissa työskentelevien henkilöiden sisällönhallintatarpeet poikkeavat suuresti. Toiset lähinnä käyttävät sisältöä ja toiset tuottavat. Sisältötyyppeinä suurimmat tarpeet olivat tieto ja tietämys asiantuntijuuden lisäämiseksi myyntityötä varten sekä johtamisen päätöksentekoon raportit ja faktatieto. Yritykselle luotiin toimintamallit sisällönhallintaan teoriaan ja tutkimustuloksiin pohjautuen. Yrityksen sisällönhallinnan tueksi luotiin kehys, jolla identifioidaan sisältötarpeet sekä luodaan jokaiselle sisältötyypille elinkaari. Samalla määritellään vastuuhenkilö, joka pitää huolen sisällön elinkaaren toteutumisesta. Kehys on sovellettavissa yrityksille. Tutkimuksessa esiin tulleet sisältötyypit identifioitiin ja niiden elinkaari hahmoteltiin kehyksen mukaisesti taulukoksi, jonka avulla on helppo alkaa toteuttamaan sisällönhallintaa organisoidusti. Tutkimuksen lopuksi tehtiin vertailu intranetin kyvykkyydestä vastata yrityksen sisällönhallinnan tarpeisiin. Vertailussa todettiin intranetin sopivan kyseisiin tarpeisiin.