Käyttäjävaatimusten määrittelyn haasteet monimutkaisen ympäristön sisällönhallinnan kehittämisessä : tapaustutkimus

Abstract

Tutkielman tarkoitus oli selvittää monimutkaisen sisällönhallinnan ympäristön käyttäjävaatimusten määrittelyn haasteita. Tutkimusongelma nousi esiin pitkälti julkishallinnon pyrkimyksistä tietovarantojen avaamiseen ja kehittämiseen avoimilla ratkaisuilla. Tarve organisaation työprosessien kehittämiselle informaatio- ja viestintäteknologian avulla on myös usein akuutti. Tutkimusmenetelmä oli tapaustutkimus (case study), jossa tapauksena käsiteltiin syyttäjien ja yleisten tuomioistuinten Aineistopankkihanketta (AIPA). Tutkielman tekijä osallistui hanketyöskentelyyn työharjoittelun puitteissa. Tutkielman tarkoituksena oli myös selvittää millaisia menetelmiä ja tekniikoita tapausympäristön sisällönhallinnan vaatimusten määrittelyyn käytettiin, ja millaisia käyttäjävaatimuksia valituilla menetelmillä saatiin esille. Tutkielmassa määriteltiin vaatimuskäsite ja vaatimusten määrittely standardien ja suositusten pohjalta ja esitettiin vaatimustietämyksen organisoinnissa käytettävä malli sekä vaatimusluokittelua kirjallisuuden perusteella. Tapausympäristön sisällönhallinnan kehittämisen tutkimisen lisäksi tutkielmassa tarkasteltiin sisällönhallintaa ja käyttäjävaatimusten määrittelyä aiemman tutkimuksen ja tutkimusprojektien työskentelyn sekä kirjallisuuden valossa fokusoituen dokumenttien hallintaan ja rakenteisten dokumenttien hallintaan. Tutkimustuloksina saatiin sisällönhallinnan tarkoituksiin, käyttäjävaatimusten määrittelyyn soveltuvia, erilaisissa tutkimusprojektien kohdeorganisaatioissa testattuja ja kehitettyjä menetelmiä, tekniikoita, sekä tapausympäristön keskeiset käyttäjävaatimukset. Keskeiset käyttäjävaatimusten määrittelyn ongelmat liittyivät monimutkaiseen sisällönhallinnan ympäristöön ja sen kartoittamiseen sekä käyttäjävaatimusten määrittelyssä käytettyjen erilaisten menetelmien ja tekniikoiden käyttöön. Pohdintaosuudessa esitettiin myös kritiikkiä vaatimusmäärittelyyn ja menetelmiin liittyen. Tapaustutkimus osoitti, että käyttäjävaatimusten määrittelyssä sisällönhallinnan tarkoituksiin kannattaa käyttää useita menetelmiä soveltuvin osin.

The aim of the study was to analyze user requirements in a complex content management environment. The research problem arose from the development efforts of the public administration in the fields of open data repositories and open solutions. There may be acute need for developing organization’s work processes by help of information and communication technology as well. The research method was case study, and the case was Aineistopankkihanke (AIPA) in the environment of Finnish prosecutors and general courts. Data was collected during a work practice period in the AIPA project. The aim of the study was also analyze the methods and techniques used in content management of the case environment, and also what kind of requirements were elicited by means of selected methods. In the study the concept of requirement and requirements elicitation were analyzed on the basis of standards and guidelines, and also content management and user requirements were explored by means of research projects’ work and related literature. In addition of the analyzing the development of the case environment for content management, content management and user requirements’ elicitation were explored by means of research projects’ work and related literature, focusing in document management and structured content management. The findings of the study were user requirements’ methods used and tested in different organizations’ research projects for the content management, techniques, and the key requirements of the case environment. The central problems of the user requirements elicitation were related to the complex content management environment, it’s mapping and different methods and techniques used in user requirements elicitation. In the concluding section critique over user elicitation and methods were made. The case study showed that when user requirements for content management were elicited parts of the different methods may be used.