Tietojärjestelmät muutoksessa : kehitysmahdollisuuksien ja haasteiden arviointi

Abstract

Ennenaikaisesti tapahtuva tietojärjestelmästä luopuminen voi aiheuttaa organisaatiolle merkittäviäkin tappioita, ja toisaalta järjestelmän eliniän liiallinen pitkittäminenkin voi haitata organisaation toimintakykyä. Siksi onkin tärkeää tunnistaa erilaiset tekijät, jotka vaikuttavat päätökseen luopua tietojärjestelmästä ja mahdollisesti korvata se, tai pitäytyä sen käytössä ja jatkokehittämisessä. Tämä kirjallisuuskatsauksena toteutettu kandidaatintutkielma pyrkiikin löytämään ja tarkastelemaan erilaisia tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa tähän päätökseen. Tietojärjestelmästä luopumista edistäviksi tekijöiksi havaittiin muuttuva toimintaympäristö, tuen puute, kehityksen haasteet, kulut ja toiminnallisuuden heikkoudet, ja sitä ehkäiseviksi tekijöiksi esimerkiksi korvaamisen riskit, organisaationaaliset normit, opitut ajatusmallit, arvostukset ja toimintatavat. Näiden tekijöiden välillä havaittiin olevan usein myös syyseuraussuhteita, esimerkiksi kehityksen haasteiden lisätessä toiminnallisuuden heikkouksia. Tutkimustulosten perusteella päätös jatkaa tai luopua järjestelmän käytöstä näyttää syntyvän erilaisten ristiriitaisten paineiden summana, johon vaikuttavat sekä helposti mitattavissa olevat tekijät kuten kulut, että abstraktimmat, vaikeammin havaittavissa olevat asiat kuten organisaatiossa esiintyvät normit ja arvostukset. Lisäksi tietojärjestelmästä luopumisen ja korvaamisen havaittiin olevan iteratiivinen prosessi, jossa vanhan järjestelmän käyttö ja kehitys saattaa väliaikaisesti jopa vahvistua.

Premature discontinuance of an information system can be a significant source of losses to an organization, yet also continuing use of a system beyond its use-ful lifespan can also hinder organizational performance. Due to this, it’s im-portant to recognize different factors that can affect the decision to discontinue an information system and possibly replace it, or to continue its use and devel-opment. This bachelor’s thesis, implemented as literature review, aims to find and examine different factors which can affect this decision. It was found that changing operational environment, lack of support, development difficulties, costs and functional deficiencies contributed to increased replacement inten-tions, while replacement risks, organizational norms, learned paradigms, val-ues and behaviors were found to decrease these intentions. It was also found that there are significant causal connections between these factors – for example development difficulties can lead to increased functional deficiencies. Based on this research, the decision to continue or discontinue system use seems to arise as a result of different, conflicting pressures, which can be easily measurable, such as costs, or more abstract and less recognizable, such as organizational norms and values. It was also found that information system discontinuance and replacement is an iterative process, during which the use and development of the old system can temporarily intensify.