Tietojärjestelmähankinnan onnistuminen : yliopistojen tutkimustietojärjestelmähankinnat Suomessa

Abstract

Tietojärjestelmähankinnoista on tehty useita tutkimuksia, mutta julkisista tietojärjestelmähankinnoista, saati tutkimustietojärjestelmähankinnoista tutkimuksia on vain vähän. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, mitkä yleiset tekijät vaikuttivat yliopistojen viime vuosien tutkimustietojärjestelmähankintojen onnistumiseen. Aihetta tarkasteltiin hankinnasta ja käyttöönottoprojekteista vastanneiden näkökulmasta. Tutkimus toteutettiin haastattelututkimuksena ja aineistoa käsiteltiin aineistolähtöisellä sisältöanalyysillä. Tutkimuksen tuloksena löytyi tutkimustietojärjestelmähankinnan onnistumiskriteerejä kaikista hankintaprosessin vaiheista, jotka ovat valmistelu, kilpailutus ja käyttöönotto. Keskeisiä tuloksia olivat tarpeiden ja tavoitteiden priorisoinnin ja analysoinnin merkittävyys, hankittavan tietojärjestelmän modulaarisuus yhteishankinnan onnistumisen mahdollistajana ja hankinnan myönteiset vaikutukset muihin organisaation tietojärjestelmiin esim. prosessien systematisoinnin ja tiedon laadun parantamisen näkökulmasta. Vertaamalla olemassa oleviin tutkimuksiin voidaan päätellä, että suomalaisten yliopistojen tutkimustietojärjestelmähankinnan onnistumiseen vaikuttavat pääpiirteissään samat tekijät kuin julkisten organisaatioiden tietojärjestelmähankinnoissa. Suomalaisten yliopistojen tutkimustietojärjestelmähankinnat ovat kuitenkin julkisten organisaatioiden tietojärjestelmähankintojen joukossa erityislaatuisia mm. opetus- ja kulttuuriministeriön vahvan ohjauksen takia.

In contrast to the acquisition of information systems, there are much less studies about acquisition of information systems in public organizations or acquisition of a current research information systems (CRIS). The subject of this study was to find out what are the success factors of acquisition of CRIS in Finnish universities from the project managers’ perspective. This was a qualitative interview study and the research method used was thematic content analysis. Success factors were recognized from all the phases of the acquisition process, which are preparation, procurement and implementation. The main findings of this study are that prioritizing and analyzing the needs and objectives of the acquisition is important, modularity of the information system can increase the success of the acquisition in joint acquisitions and acquisition of an information system can have positive effects on the other information systems in the organization by systematizing the processes and improving the quality of data. When the results are compared to the literature it is shown that the success factors of acquisition of CRIS in Finnish universities are mostly the same as the success factors of acquisition of information systems in public sector. What makes acquisition of CRIS special among the information system acquisitions in the public sector is the steering of the Finnish Ministry of Education and Culture.