Tietojärjestelmän onnistumisen arviointi loppukäyttäjien näkökulmasta : tapaustutkimus

Abstract

Tietojärjestelmien merkitys on suuri nykypäivänä minkä tahansa organisaation toiminnassa. Yritysten ja organisaatioiden ollessa riippuvaisia tietojärjestelmistään, on niiden toimittava parhaalla mahdollisella tavalla ja oltava hyödyllisiä sekä koko organisaation, että loppukäyttäjän näkökulmasta. Tietojärjestelmän onnistumisen edellytyksiä on, että käyttäjät hyväksyvät uuden tietojärjestelmän ja ovat tyytyväisiä sen käyttöön. Kirjallisuudessa esiintyi paljon erilaisia tietojärjestelmän onnistumisen malleja ja mittareita, joista tärkeimpinä nousivat tietojärjestelmän onnistumismalli, teknologian hyväksyntämalli ja käyttäjätyytyväisyysmalli.

Tässä tutkielmassa selvitettiin loppukäyttäjiltä uuden tietojärjestelmän onnistumista, eli oliko uusi tietojärjestelmä sellainen, mitä he olivat odottaneet. Empiirisen osuuden tulosten perusteella, kohdeorganisaatiolle esitettiin myös parannusehdotuksia tulevia järjestelmäprojekteja varten. Tutkimusmenetel-mänä käytettiin tapaustutkimusta ja tiedonkeruumenetelmänä kyselytutkimusta. Tapaustutkimuksen kohteena oli Kelassa uusi käyttöönotettu Hoito-oikeusjärjestelmä.

Tutkimustulosten perusteella järjestelmän onnistuminen loppukäyttäjien näkökulmasta sai kokonaisuudessaan tyydyttävän arvosanan. Yksi tärkeä onnistumisen tekijä on se, että tietojärjestelmän loppukäyttäjiä osallistutetaan enemmän järjestelmän suunnitteluun. Toinen tärkeä tekijä on, että käyttäjien tulee kokea, että järjestelmästä on heille hyötyä. Hyöty nähdään, että oman työn tekeminen on nopeaa ja tehokasta. Kolmantena tekijänä on tärkeää huomioida organisaation tuen merkitys käyttäjille muutostilanteessa, kouluttamalla ja tukemalla järjestelmän käytössä. Neljäntenä tekijänä on se, että onnistumiseen ei riitä pelkästään järjestelmän tekninen onnistuminen, vaan huomio kiinnittyy myös organisaatioon liittyviin tekijöihin, kuten työtapojen –ja prosessien muutoksiin.

Tämä tutkielma antaa yleiskuvan siitä, mitä tekijöitä tarvitaan, että saadaan loppukäyttäjille käyttöön onnistunut tietojärjestelmä. Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää kohdeorganisaatiossa jatkossa uuden tietojärjestelmän kehittämisprojekteissa. Lisäksi tutkielma antaa perusteet ja valmiin tutkimusmallin sellaiselle tutkimukselle, missä tutkitaan uuden tietojärjestelmän onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä.

Evaluating IS success from end-users perspective.

The significance of information systems is great in today´s work of any organization. When organizations are dependent on their information systems, they need to work in the best possible way, and be useful for the organization and from the end-user perspective. The preconditions for the success of the information system are that users will accept a new information system and they are satisfied with its use. In the literature there were many different IS success models and indicators. The most important was the IS success model, the tehchnology acceptance model and user satisfaction model.

This thesis examines the success of building a new information system for end-users, i.e. whether the new information system was what they were expect-ing. Based on the results of the empirical part, the target organization was also presented with suggestion for improvement for next system projects. The re-search method was used as a case study and as a data collection method for questionnaires. The case study has been targeted to Hoito-oikeus –system that has been implemented in the Social Insurance Institution of Finland.

Based on the results of the research, the IS success from end-users perspective was rated satisfactory. One important success factor is that more end-users are involved in system design. Another important factor is that users should experience that the system is of beneficial to them. The benefit is seen to make your own work quick and efficient. The third is important to note the significance of the organization´s support for users by training and supporting system in use. The fourth factor is the fact that success is not enough to merely technical success of the system, but attention is also related to organizational factors, such as changes in working habits and processes.

This thesis provides an overview of what success factors are needed to provide end-users with a successful information system. The results can then be used in a new information system development projects. This thesis also provides basics and a complete research model for research in which factors affecting a new IS success are studied.