Tietojärjestelmän käyttöönoton kriittiset menestystekijät logistiikkakeskuksessa : tapaustutkimus

Abstract

Liiketoiminta muuttuu jatkuvasti kustannustehokkaammaksi ja nopeatempoisemmaksi. Toimintoja tehostetaan ja säästöjä pyritään löytämään kaikista mahdollisista kohteista. Tietojärjestelmiä kehitetään helpottamaan ja nopeuttamaan liiketoimintaa. Yritykset investoivatkin runsaasti uusiin tietojärjestelmiin. Tietojärjestelmien ja varsinkin ERP-järjestelmien käyttöönotot ovat kuitenkin vaativia projekteja. ERP-järjestelmä on integroitu moduuleista koostuva tietojärjestelmä, joka käyttää organisaation yhteisiä tietokantoja. Kohdeyrityksessä eli keskisuuressa logistiikkakeskuksessa oli haasteita aiemman tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä, joten nyt lähdettiin laatimaan ohjeistusta tulevan ERP-järjestelmän käyttöönoton tueksi. Tämän tutkimuksen teoriaosuudessa on tarkoitus selvittää, mitä kriittisiä menestystekijöitä ja muita huomioitavia asioita liittyy ERP-järjestelmän käyttöönottoon yleisellä tasolla. Seuraavassa empiirisessä osuudessa pyritään teoriaa testaamalla selvittämään, ovatko teoriaosuudessa mainitut käytänteet toteutuneet kohdeorganisaation vanhan tietojärjestelmän käyttöönotossa. Tutkimusmenetelmänä käytetään tapaustutkimusta ja tiedonkeruutapana kyselyä. Kysely suoritettiin kohdeorganisaatiossa kyselylomakkeella. Teoriaosuuden ja kyselyn tulosten perusteella laaditaan kohdeorganisaatiolle käyttöönoton ohjeistus, jota voidaan käyttää tukena erityisesti ERPjärjestelmän käyttöönoton yhteydessä keskisuurissa tai suurissa teollisen alan yrityksissä. Kirjallisuuden ja empiirisen osuuden tuloksena ohjeistuksessa keskeisimmiksi avainasioiksi nousivat viestintäsuunnitelma, loppukäyttäjien osallistuminen, esimiesten ja ylimmän johdon sitoutuminen, koulutus ja harjoittelu sekä projektin hallinta.

Information systems are developed to ease and speed up the business. Firms are investing a lot to new information systems. However, the implementations of information systems especially ERP-systems are challenging projects. ERPsystem is integrated system which consists on modules and it uses organizations common databases. In the target organization there were challenges during the earlier implementation of information system. In this study we will form a set of best practices for the next implementation. The research method of the study is case study. In the literature review we are trying to find out what are the critical success factors and other notable things concerning the information system implementation. Empirical data was gathered by a questionnaire which was sent to end users of the old system. As a result of literature review and empirical part we found out that most essential things in information systems implementation are communication plan, end user participation, top management support, training and education and project management. These results can be used as a check list in information system implementation.