Tunteiden vaikutus tietojärjestelmän käyttöönoton onnistumiseen : tapaustutkimus Sisu-järjestelmän käyttöönotosta

Abstract

Uuden tietojärjestelmän käyttöönotto on organisaatiolle riski, sillä suuri osa käyttöönotoista epäonnistuu. Tunteilla on todettu olevan vaikutusta käyttöönoton onnistumiseen, mutta etenkään organisaatiokontekstissa aihetta on tutkittu vain vähän. Tämän pro gradu -tutkielman tavoitteena on lisätä ymmärrystä siitä, millainen vaikutus tunteilla on tietojärjestelmän käyttöönoton onnistumiseen. Tutkielma jakautuu kirjallisuuskatsaukseen ja empiiriseen osioon, jolle kirjallisuuskatsaus muodostaa teoreettisen pohjan. Kirjallisuuskatsauksen tulosten pohjalta tietojärjestelmän käyttöönoton onnistumista päätettiin tutkia käyttöönoton kriittisten menestystekijöiden kautta. Kirjallisuuskatsauksen mukaan tunteilla on positiivisia ja negatiivisia vaikutuksia käyttöönoton onnistumiseen. Empiirinen osio toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa tutkittiin Sisu-järjestelmän käyttöönottoa. Aineistonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastatteluja, joita tehtiin kymmenen kappaletta. Haasteltaviksi valikoitiin organisaatiossa eri rooleissa olevia henkilöitä: opiskelijoita, opettajia, sihteereitä ja sisutiimiläisiä. Aineiston analyysimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysiä. Haastatteluissa selvitettiin, millaisia tunteita uuden järjestelmän käyttöönotto herättää, ja miten ne vaikuttavat käyttöönoton onnistumiseen. Suurin osa haastateltavien kokemista tunteista oli negatiivisia; vain sisutiimiläiset kokivat enemmän positiivisia kuin negatiivisia tunteita. Etenkin negatiiviset tunteet saivat haastatellut avautumaan ja valittamaan Sisu-järjestelmästä työ- ja opiskelukavereille. Toisaalta esimerkiksi ahdistus ja epätietoisuus saivat osan lukemaan järjestelmän käyttöohjeita paremmin ja pyytämään apua järjestelmän käyttöön. Positiivisten tunteiden kokeminen lisäsi haastateltujen motivaatiota ja jaksamista työssä. Pääosin empiirinen tutkimus tuki aikaisempien tutkimusten tuloksia, eli positiivisilla tunteilla on positiivinen vaikutus käyttöönoton onnistumiseen ja negatiivisilla tunteilla negatiivinen vaikutus.

Implementing a new information system is a risk for an organization because many implementation projects fail. The role of emotions in information systems success has been recognized but not much empirical research has been conducted in organizational context. The aim of this thesis is to find out how emotions affect information system implementation success. This thesis consists of literature review and empirical research. Based on the results of the literature review, information system implementation success is measured using critical success factors. The literature review also suggests that emotions have positive and negative effects on implementation success. The empirical part of this thesis was conducted using case study method and semi-structured interviews as a data collection method. The interviewees were members of the organization with different roles: students, teachers, secretaries, and members of the project team. The data were analyzed using qualitative content analysis. The aim of the interviews was to find out what kind of emotions are experienced during information system implementation, and how they affect implementation success. Majority of the emotions that the interviewees experienced were negative. Only the members of the project team felt more positive than negative feelings. The most common way to deal with negative emotions was complaining about the system and discussing it with colleagues or classmates. The results of the empirical study mostly supported previous results: Positive emotions have positive effect on implementation success and negative emotions have negative effect.