ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessin toimialakohtaiset eroavaisuudet yksityisellä sektorilla

Abstract

Toiminnanohjausjärjestelmän (Enterprise Resource Planning, ERP) tarkoituksena on integroida organisaation keskeisimmät ydintoiminnot yhden tietojärjestelmän kautta hallittavaksi. ERP-järjestelmän käyttöönottoprojektit ovat tunnetusti resurssi-intensiivisiä kokonaisuuksia, jotka ovat alttiita epäonnistumiselle niiden kompleksisuuden takia. Kirjallisuuden mukaan ERP-järjestelmien käyttöönotossa epäonnistumiset ovat yleisempiä kuin onnistumiset, minkä vuoksi niitä on tutkittu viime vuosikymmeninä. ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessi on laaja kokonaisuus, joka on tunnistettu tarpeiltaan organisaatiokohtaiseksi, minkä vuoksi on vaikeaa määritellä yleistä, eri alojen välistä käyttöönottomallia. Tutkimukset perustuvat usein ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessiin yleisesti, alakohtaisiin käyttöönottoprojekteihin tai yksittäisiin tapaustutkimuksiin käyttöönotoista organisaatioissa. Tämän myötä puutteita on vertailevasta tutkimuksesta, joka auttaisi tunnistamaan ERP-käyttöönottoprosessin eroavaisuuksia eri alojen välillä. Eroavaisuuksien tiedostaminen voisi edistää käyttöönottoprosessiin osallistuvien tahojen tietoisuutta eri aloilla tapahtuvien käyttöönottoprojektien vaatimista erityispiirteistä, mikä auttaisi parantamaan osaltaan niiden tuloksia. Tämän vuoksi tutkielma käsittelee ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessin toimialakohtaisia eroavaisuuksia yksityisellä sektorilla. Tutkielmassa tarkastellaan kirjallisuuskatsauksen avulla keskeistä teoriaa liittyen ERP-järjestelmään, sen käyttöönottoprosessiin ja relevanttiin oheistietoon sekä toimialakohtaisiin tapaustutkimuksiin käyttöönottoprosessista. Valitut toimialat tutkimukseen ovat teollisuudenala, kaupan ala ja finanssiala. Tutkielman tulokset osoittavat, että ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessin eroavaisuudet eri yksityisen sektorin toimialoilla liittyvät vahvasti toimialakohtaisiin vaatimuksiin. Erilaiset vaatimukset toimialoittain vaikuttavat, kuinka organisaatio suunnittelee käyttöönottoprosessin ja sen vaiheistuksen, millainen painoarvo eri liiketoiminnallisilla tekijöillä on ja miten erityispiirteet huomioidaan usein käyttöönottoprosessiin kuuluvassa liiketoimintaprosessien analysoinnissa ja niiden päivittämisessä ERP-järjestelmälle sopivaksi. Lopulta tutkielma havainnollistaa, kuinka ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessi on enemmänkin toimialakohtainen organisaatiomuutoksen kokonaisuus, eikä ainoastaan uuden teknologian käyttöönottoprojekti.

Enterprise resource planning (ERP) is designed to integrate the core functions of an enterprise into a single information system. ERP implementation projects are recognized to be resource-intensive which are prone to failures because of their complexity. According to the literature, ERP implementation projects often have more failures than successes, which is the reason they have been researched in the past decades. ERP implementation process is a large-scale entirety that has been identified as an organization-specific project, making it difficult to define a general cross-industry implementation model. The research is often based on the ERP system implementation process in general, industry-specific projects or individual case studies of implementations in organizations. As a result, there is a lack of comparative research that would help to identify differences in ERP implementation between different industries. Recognizing these differences contributes to raising awareness of the people involved in the process about the specificities required for the implementation of ERP, which would help to improve their results. Therefore, the purpose of this study is to address the differences in the implementation process of ERP system in the private sector. The method used for the study is literature review to examine the essential theory related to ERP in general, the ERP implementation process and other related information, as well as industry-specific case studies of ERP implementation in organizations. The industries selected for the study are manufacturing, retail, and finance. The results of the study indicate that the differences in the ERP implementation among different private sector organizations are closely tied to specific industry requirements. Different industry requirements affect how the implementation process is planned and phased, the importance assigned to different business factors, and how specific characteristics are considered when analyzing and conceivably updating an organization’s business processes during the implementation. Ultimately, this study demonstrates that the ERP implementation process represents an industry-specific approach to organizational change rather than merely a project for adopting a new technology solution.