Tiedonhallintamallin käyttö julkishallinnon organisaatiossa

Abstract

Tässä tutkimuksessa tarkastellaan tiedonhallintaa suomalaisessa julkishallinnon organisaatiossa. Tutkielman tavoitteena on selvittää, miten tiedonhallintamallia tällä hetkellä käytetään organisaatiossa ja mitkä ovat tiedonhallintamallin vahvuuksia ja heikkouksia. Tiedonhallintalaki edellyttää julkishallinnon organisaatioilta tiedonhallintamallia 1.1.2021 alkaen. Tämän lisäksi tiedon määrän merkittävä kasvu ja digitalisaatio ovat vaikuttaneet julkishallinnon tiedonhallintaan. Tutkimus keskittyy tarkastelemaan tiedonhallintamallia julkishallinnollisen organisaation näkökulmasta. Jotta aiheesta saadaan luotua kattava kuva, toteutetaan tutkimuksen teoreettinen tausta kirjallisuuskatsauksena, joka keskittyy tiedonhallintaan (engl. Information governance), hyvään IT:n hallintapaan (engl. IT Governance) sekä tietoarkkitehtuuriin. Tutkimuksessa haetaan vastausta siihen, miten julkishallinnon organisaation tiedonhallintamalli on koostettu edellä mainituista teoreettisista lähtökohdista tarkasteltuna. Tutkimuksen teoreettisena viitekehyksenä käytetään Information Governance Reference Model (IGRM) –malliin pohjautuvaa tiedonhallinnan viitemallia. Tutkimus toteutetaan tapaustutkimuksena ja aineisto kerätään haastattelemalla tapausorganisaatiossa työskenteleviä tiedonhallinnan asiantuntijoita sekä tiedonhallintamallia perustyössään käyttäviä yksittäisiä henkilöitä. Tutkimus on rajattu koskemaan kohdeorganisaation tiedonhallintaa. Tutkimuksen tuloksena voidaan tunnistaa käyttötapoja ja keskeisiä kehityskohteita organisaation tä-mänhetkisessä tiedonhallintamallissa. Kehityskohteet tunnistamalla voidaan tiedonhallintamallia kehittää vastaamaan paremmin organisaation tarpeita ja tiedonhallintamallille asettamia tavoitteita.

This thesis reviews information management in a Finnish public sector organi-zation. The goal of the thesis is to investigate how information governance model is currently applied in the organization and finding its strengths and weaknesses. Information governance law requires that public sector organiza-tions must have an information governance model since 1.1.2021. Significant growth in data and digitalization have also affected the information govern-ance of public sector organizations’. The study focuses on viewing information governance model from the public sector organizations perspective. In order to gain comprehensive theoretical background of the topic, a literature study is conducted. The literature review focuses on Information Governance, IT Gov-ernance and data architecture. The research aims to find answers on how In-formation Governance is structured in a public sector organization based on the theoretical framework founded in the literature review. The research uses Information Governance Reference (IGMR) -model as the theoretical frame-work. Research is conducted as a case study and the data is collected by inter-viewing key persons working with information governance within the organi-zation. The study focuses only on the Information governance in the target or-ganization. As a result, use cases and development areas can be identified within the organization’s current Information governance model. By identify-ing the development areas the information governance model can be improved to better fit the organization’s needs and goals.