Tietohallinnon lähestymistavat julkisella sektorilla

Abstract

Tutkielman tavoitteena oli selvittää tietohallinnon lähestymistapoja julkisella sektorilla, tässä tapauksessa kunnissa, kuntayhtymissä ja maakunnassa. Tiedon määrän valtava kasvu ja hallituksen kärkihankkeena oleva julkisten palveluiden digitalisaatio vaikuttavat merkittävästi julkisen hallinnon tietohallintoon. Tutkimukseen valittiin kolme lähestymistapaa, IT Governance eli hyvä IT:n hallintotapa, Information Governance eli tiedonhallinta sekä Enterprise Architecture eli kokonaisarkkitehtuuri. Tutkimuksessa haettiin vastausta siihen, ovatko edellä mainitut lähestymistavat tuttuja ja onko niitä implementoitu julkisen sektorin organisaatioissa. Tutkimuksen teoriatausta toteutettiin kirjallisuuskatsauksena. Kaikissa kolmessa lähestymistavassa on samoja elementtejä ja ne kytkeytyvät toisiinsa. IT Governance on viitekehys, joka kattaa yrityksen strategiset tavoitteet ja riskien hallinnan sekä sisältää ohjeet, standardit, oikeudet ja vastuut siten, että IT mahdollistaa ja tukee tavoitteiden saavuttamista. Tiedonhallinnan avulla tietoa voidaan turvallisesti ja luotettavasti hallita elinkaaren eri vaiheissa niin, että tieto on käytettävissä organisaation tarpeisiin. Kokonaisarkkitehtuuri tuottaa kehittämisen tueksi kokonaisvaltaisen näkemyksen organisaatiosta, sisältäen mm. ICT:n, tiedon ja toiminnan. Kaikki ovat jatkuvaa kehittämistä vaativia malleja, jotka vaativat organisaation johdon tuen hyvin toteutuakseen. Aineiston keruu suoritettiin laadullisena haastattelututkimuksena, johon osallistui viisi kuntien tai kuntayhtymien tietohallinnon vastuuhenkilöä. Tutkimuksen tuloksena voidaan todeta, että lähestymistavat eivät ole kovin tunnettuja, mutta tuloksia ei voida suoraan yleistää koskemaan kaikkia julkisen sektorin organisaatioita niiden erilaisuuden vuoksi. Tunnetuin lähestymistapa on kokonaisarkkitehtuuri, johtuen julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurimallista. Malli koetaan kuitenkin liian raskaaksi etenkin pienempiin organisaatioihin, mutta maakunnan ICT-valmistelutyötä tehdään sen pohjalta. Hyvää IT:n hallintotapaa noudatetaan joiltakin osin kaikissa haastateltujen organisaatioissa, kun tiedonhallinta taas koetaan kuuluvaksi asianhallintaan. Tietohallinnon resurssit koettiin velvoitteisiin nähden liian pieniksi, jolloin kehittämiseen ei jää aikaa. Julkisen sektorin digitalisaation onnistuminen vaatii riittävät resurssit tietohallintoon.