Työskentelyn tehostaminen digitalisaation, viestinnän sekä digitaalisen työpaikan avulla

Abstract

Teknologinen kehitys on johtanut tilanteeseen, jossa useat ihmiset pystyvät työskentelemään lähes missä vain. Kuitenkaan työnteon tavat ja käytänteet eivät ole paljoakaan muuttuneet viimeisten vuosien aikana teknologisesta kehityksestä huolimatta. Tässä tutkielmassa selvitetään kirjallisuuskatsauksen avulla digitalisaatiosta, organisaation sisäisestä viestinnästä ja digitaalisista työpaikoista löytyviä keinoja, joilla työtehoa voitaisiin kasvattaa nyt ja tulevaisuudessa. Nämä potentiaaliset työnteon tehostamisen keinot liittyvät uusiin teknologoihin, teknologiseen kehitykseen sekä totuttujen työnteon käytänteiden ja rakenteiden muutokseen. Tutkimuksessa määritellään ja avataan digitalisaation, organisaation sisäisen viestinnän sekä digitaalisen työpaikan käsitteet ja pyritään tunnistamaan näistä lähtöisin olevia keinoja kehittää työskentelyä. Tutkimuksessa havaittiin, että digitalisaatio omalta osaltaan toimii taustavaikuttajana niin organisaation sisäisen viestinnän, kuin digitaalisten työpaikkojen kehittäjänä. Näistä jokainen omalta osaltaan voi mahdollistaa työskentelyn tehostumisen. Digitalisaation vaikutus työtehoon ja työntekemisen tulevaisuuden malleihin selittyy teknologisella transformaatiolla sekä tietokoneiden laskentatehon kasvulla. Sisäinen viestintä ei tutkimuksen mukaan vaikuta suoraan yksittäisen työntekijän työskentelyyn, vaan viestinnän tehostuminen näkyy ennen kaikkea organisaatiossa laajalla skaalalla. Tietoa täytyy levittää organisaatiossa niille, jotka sitä todellisuudessa tarvitsevat, kuitenkaan kuormittamatta yksittäistä yksilöä liialla tiedolla. Tutkimuksen mukaan myöskään kaikkea tiedonsiirtoa organisaatiossa ei voi tulevaisuudessakaan hoitaa käyttäen vain sähköisiä viestintäteknologioita, sillä kasvotusten tapahtuva viestintä on hyvin tehokas keino saada työntekijät kokemaan työpanoksensa merkittäväksi. Digitaalisten työpaikojen avulla organisaation rakenne, työpaikkateknologiat sekä tiedonvälitys voidaan pyrkiä suunnittelemaan niin että työntekijä pystyy kasvattamaan työtehoaan. Tämä työntehon kasvu tapahtuu tarjoamalla työntekijälle työssä tarvittavat työvälineet, ohjelmistot sekä informaatio suunnitellusti ja tavoitteellisesti koko organisaation laajuisesti.

Technological progress has led to a situation where many workers are able to work almost anywhere. However, working habits and practices have not changed much in recent years, despite technological advances. Using literature review this thesis explores ways to increase work efficiency now and, in the future, found in digitalization, internal communication in the organization and digital workplaces. These potential ways of making work more efficient are related to new technologies, technological developments and changes in familiar work practices and structures. The study defines and opens up the concepts of digitalization, internal communication and the digital workplace and seeks to identify ways to improve work arising from these. The study found that digitalization acts as a background influencer for both internal communication and the development of digital workplaces. Each of these can make work more efficient. The impact of digitalization on work efficiency and future work patterns can be explained by technological transformation and increase in computing power of computers. The study found that internal communication does not directly affect the work efficiency of an individual employee, but the effectiveness of communication is seen above all in the organization on a large scale. Information needs to be disseminated within the organization to those who actually need it without burdening the individual with too much information. In organization it is not possible to handle all data transfers using only electronical communication technologies. This is due to the fact that face-to-face communication is a very effective way to make employees recognize their importance in the workplace. Through the digital workplace the organizational structure, workplace technologies and communication strategies can be designed so that the employee is able to increase his or her work efficiency. Increase in work efficiency takes place by providing the employee with the tools, software and information needed at work in a planned and targeted manner throughout the organization.