Suunnittelun merkitys tietojärjestelmäprojektin onnistumiseen

Abstract

Suunnittelua pidetään yhtenä tärkeänä tekijänä tietojärjestelmäprojektien onnistumisen kannalta. On kuitenkin vain vähän tutkimusta siitä, mitä suunnittelu tarkoittaa tietojärjestelmäprojektien kontekstissa ja millaiset tekijät suunnittelussa vaikuttavat projektien onnistumiseen. Tämän tutkimuksen tarkoituksena olikin määrittää mitä suunnittelu tarkoittaa tietojärjestelmäprojekteissa, miksi sitä tehdään ja millaiset tekijät suunnittelussa vaikuttavat tietojärjestelmäprojektien onnistumiseen. Tutkimuksen tulosten perusteella tietojärjestelmäprojektien suunnittelussa on kahdeksan onnistumiseen vaikuttavaa osa-aluetta: 1) yhteisen ymmärryksen muodostaminen, 2) tavoitteiden muodostaminen, 3) vaatimusmäärittely, 4) sidosryhmät, 5) viestintä, 6) tietämyksenhallinta, 7) oletusten tekeminen ja 8) optimistisuus. Tietojärjestelmä-projekteissa suunnittelun tarkoituksena on muodostaa projektin tavoitteet ja yhteinen ymmärrys projektista sen eri sidosryhmille ja suunnittelun voidaan kuvata koostuvan kahdeksasta prosessista: 1) projektin tavoitteiden määrittely, 2) aktiviteettien tunnistaminen, 3) aktiviteettien priorisointi, 4) aika-arvioiden tekeminen, 5) valmistumisaikataulun määrittäminen, 6) tarvittavien resurssien määrittäminen, 7) projektin käytäntöjen ja työkalujen sopiminen sekä 8) projektin sidosryhmien tunnistaminen. Tutkimus toteutettiin haastattelututkimuksena, jota varten haastateltiin kymmentä tietojärjestelmäprojekteissa projektipäällikkönä, tilaajana tai kehittäjänä toimivaa henkilöä.

Planning is considered as an important factor for the success of information system projects. However, there is not much research on what planning is and what factors in it affect the project success in the context of information system projects. The purpose of this study was to determine what planning is in the context of information system projects, what is its purpose and what factors in planning affect project success. Based on the results of the study, eight areas in planning were identified which contribute to project success: 1) building a common understanding, 2) goal formation, 3) defining requirements, 4) stakeholder participation, 5) communication, 6) knowledge management, 7) project assumptions, and 8 ) optimism. The purpose of planning in information system projects is to form the project goals and to form common understanding of the project between its stakeholders. Additionally based on the study results, planning consists of eight processes: 1) defining project objectives, 2) identifying activities, 3) prioritizing activities, 4) making time estimates, 5 ) determining completion schedule, 6) determining required resources, 7) agreeing project policies and tools, and 8) identifying project stakeholders. This study was conducted as an interview study where ten people were interviewed. The interviewees had worked in at least one of the following three roles in information system projects: project manager, client and developer.