Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto

Abstract

Tutkielmassa tarkasteltiin tutkimuskysymystä « Millä muutosjohtamisen keinoin voidaan vaikuttaa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton onnistumiseen?», johon pyrin vastaamaan tämän kirjallisuuskatsauksen avulla. Toiminnanohjausjärjestelmät ovat erittäin monimutkaisia tietojärjestelmiä, jotka koostuvat monista eri osista, kuten erilaisista järjestelmistä, (esim. CRM (Customer Relations Management), varastonhallinta ja henkilöstön hallinta). Tämänkaltaiset isot järjestelmäkokonaisuudet tarjoavat yritykselle yhtenäisen järjestelmän, jonka avulla saadaan reaaliaikaisempaa ja tarkempaa tietoa päätöksentekoon ja yrityksen operationaalisten toimintojen hallintaan. Näiden etujen saavuttaminen vaatii kuitenkin onnistunutta järjestelmän käyttöönottoa. Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoprojektit ovat laajoja kokonaisuuksia, jotka vaativat tarkkuutta, laajuudenhallintaa ja ammattiosaamista onnistuakseen. Projektien aikana tulee usein vastaan odottamattomia ongelmia, koska käyttöönoton onnistuminen ei riipu vain käytettävästä teknologiasta, vaan yrityksen liiketoimintaprosessien kehittämisestä uutta järjestelmää vastaavaksi sekä ihmisten koulutuksesta ja osaamisesta. Käyttöönottoprojektit myöhästyvät usein tai epäonnistuvat kokonaan. Tietojärjestelmät ovat sosioteknisiä kokonaisuuksia, jotka tarvitsevat aina teknisen osan eli järjestelmän ja ihmisen toimiakseen. Jotta toiminnanohjausjärjestelmien kaikki edut saavutetaan, vaatii se ihmisiltä oikea-oppista järjestelmän käyttöä. Koska uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on suuri muutos yritykselle, on ihmisten johtaminen muutoksen läpi tärkeässä roolissa. Muutosjohtamiselle pyritään ohjaamaan ihmiset muutoksen tuomien huippujen ja pohjien läpi tavoitteeseen.

The research question of this paper is « Which change management actions contribute to a succesful integration of an ERP-system?», which this research aims to answer during this literatute research. Enterprise resource planning-systems (ERP) are highly complex information systems, which consist of different sub-systems, e.g. CRM (Customer Relations Management), warehouse management and HR management (Human Resources). These kind of big system complexes offer one united information system to businesses, which help the business ob-tain more accurate and real time information to help their decision making and operational actions. Integration projects of ERP-systems require precision, scope management and expertise to succeed. During these projects unexpected problems arise because a successful integration doesn’t depend only on the used technology, but also requires re-engineering of business processes to fit the new ERP-system and education of staff to succeed. Integration projects are infamous of being late or failing. Information systems are socio-technical com-plexes which require a technical component, the system, and a human to func-tion. The obtainment of all the benefits from ERP-system use requires right use of the system by the staff. Because the integration of an ERP-system is a big change to the business and staff, the management of people is in a vital role. Change management aims to lead people through the up’s and down’s that change brings with it.