Muutosjohtamisen malli ERP-käyttöönottoprojekteihin : tapaus Fellowmind

Abstract

Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoprojektit ovat pahamaineisia huonon onnistumisprosenttinsa ja korkean budjetin ja aikatauluylitystensä vuoksi. Siksi tietojärjestelmätieteen tutkimuksessa onkin jo pitkään tutkittu näiden projektien kriittisiä menestys- ja epäonnistumistekijöitä näiden monimutkaisten ja kalliiden projektien onnistumisen helpottamiseksi. Muutosjohtaminen on todettu lähes poikkeuksetta tärkeimpien kriittisten menestystekijöiden joukkoon ERP-projekteissa. Vaikka muutosjohtamistakin on tutkittu jo viime vuosituhannen puolivälistä asti omana johtamisen alanaan, ei ERP-kirjallisuuteen olla yhdistetty vakiintuneita muutosjohtamisen malleja ja teorioita juuri lainkaan, vaan muutosjohtamista on tutkittu ERP-kontekstissa lähinnä empiirisesti. Tässä tutkielmassa vastataan tähän tutkimusaukkoon kehittämällä suunnittelutieteellisen tutkimuksen keinoin kirjallisuudesta muutosjohtamisen malli, jossa yhdistetään suurimmat vakiintuneet muutosjohtamisen mallit ja ERP-kirjallisuuden projektivaiheet ja muut menestystekijät. Tutkimus tehtiin toimeksiantona kansainväliselle ERP- ja muita yritysjärjestelmiä toimittavalle Fellowmindille, jonka kokeneita projektipäälliköitä ja Advisor-roolin henkilöitä haastattelemalla validoitiin kehitettyä kirjallisuudesta johdettua muutosjohtamismallia. Haastatteluissa todettiin kirjallisuudesta johdetun mallin sisältävän sekä projektinhallinnallisesti että muutosjohtamisen kannalta realistisia ja tavoiteltavia asioita, mutta sen jaottelu ja visuaalinen esitystapa eivät aivan vastanneet kohdeorganisaation business tarpeita. Näiden kommenttien perusteella malli mukautettiin vielä kohdeorganisaation tarpeita paremmin vastaavaksi ja mukautettua mallia tullaan käyttämään Fellowmindin muutosjohtamisen tuotteistuksen ja työskentelyn pohjana. Tämä tutkielma tarjoaa myös akateemisesti uudenlaisen synteesin olemassa olevan ERP- ja muutosjohtamiskirjallisuuden rajapinnassa yhdistäen vakiintuneiden muutosjohtamismallien vaiheet vakiintuneisiin ERP-projektivaiheisiin. Tutkimuksen kirjallisuudesta johdettu malli tarjoaa lukuisia potentiaalisia jatkotutkimusaiheita muutosjohtamisen ja ERP-projektien rajapinnassa sekä esimerkiksi mahdollisia validointimahdollisuuksia tapaustutkimuksen keinoin.

ERP implementation projects are notorious for their low success rate and high probability of budget and schedule overruns. Therefore, the research in information systems has focused in finding the critical success and failure factors to help these expensive and complex projects to succeed. Change management has been widely recognized to be one of the more critical success factors in ERP projects. Even though change management has been studied since the mid-20th century as a subset of management and leadership, there has not been a crossover between change management and ERP literature, but change management in ERP projects has been mostly studied empirically. This thesis addresses this research gap by developing a literacy-based change management model for ERP implementation projects that combines established CM models and ERP project models and CSF’s, through design research methods. The thesis was commissioned by an international firm Fellowmind that delivers ERP and other business systems. Their experienced project managers, advisors and other experts were interviewed to validate the created literacy-based CM model. It was concluded in the interviews that the created model was sufficiently realistic in terms of project management process and the suggested CM practices had all relevant aspects covered, according to the interviewees’ knowledge. However, the visual complexity of the model, its differing project phases from Fellowmind project model and some overlaps within its dimensions were criticized and therefore the model was adapted to better suit the project deliveries of Fellowmind. The adapted model will be used as a basis for CM development at Fellowmind. Academically this thesis provides also a new type of synthesis in the interface of CM ad ERP literature by mapping established CM models to established ERP project phases. The literacy-based model provides multiple potential future research areas deepening the interface of CM and ERP literature as well as testing and validating the created model in practice in case studies, for example.