Ohjelmiston käytön tehostaminen työyhteisössä koulutusten ja ohjeistuksen avulla

Abstract

Tässä tutkimuksessa tutkittiin miten kohdeyritykseen hankitun M-Files ohjelmiston käyttöä voisi tehostaa koulutusten ja ohjeistusten avulla. M-Files on dokumenttienhallintaan tarkoitettu ohjelma, jonka toimintaperiaate perustuu metatietoon. Tutkimuksessa oli kaksi vaihetta ja kummassakin vaiheessa oli oma arviointiosuutensa.

Ensimmäisessä vaiheessa tuotettiin alkukysely kohdeyrityksen työntekijöille. Kyselyn avulla pyrittiin kartoittamaan mahdollisia ongelmia, joita käyttäjät olivat kohdanneet kohdesovelluksen kanssa. Toisessa vaiheessa toteutettiin loppukysely, jolla kartoitettiin, oliko alkukyselyssä ilmi tulleisiin ongelmiin tullut parannusta koulutusten jälkeen. Koulutukset toteutettiin vaiheiden välissä.

Koulutusmenetelmäksi valikoitui luentomainen koulutus, joka sisälsi demonstraatioita, sekä learning-by-doing tyylisiä tehtäväkokonaisuuksia. Koulutusten lisäksi tehtiin itseopiskelumateriaaleja kohdesovelluksesta työntekijöiden käyttöön.

Johtopäätöksenä todettiin, että koulutuksilla ja ohjeistuksilla saatiin paljon positiivista aikaan kohdeyrityksen kaltaisessa teollisuusyrityksessä. Käyttäjien ennakkoluulot kohdesovelluksesta hävisivät ja heidän silmänsä avautuivat ohjelman tuomiin mahdollisuuksiin ja sitä kautta uusiin ideoihin. Myös kohdesovelluksen käyttö tehostui niiden käyttäjien kohdalla, jotka ohjelmaa eniten käyttävät.

In this research was studied how to increase the usage of M-Files with training and instructions. Software has been bought to the company. M-Files is for document management and its functionality is based on metadata. There were two phases in this research and both of them included some valuation.

First phase included survey number one to company’s employee. With this survey was tried to find out the problems that employee have been facing with the software. Second phase tried to find out how the problems have been fixed with training and instructions. Training were held between the phases.

Trainings included lecture, demonstration and practices. Training method was learning-by-doing. Instructions were made after the training to help the usage of the software.

One of the final conclusions was that trainings and instructions helped a lot in company like this. Preconception were vanished and users got new ideas how they could use this software better. Usage got higher with those people who use software daily.