Henkilöstöjohtamisen tietojärjestelmä osana organisaatiomuutosta : tapaustutkimus

Abstract

Organisaatiomuutos on varsin tutkittu aihe niin kauppatieteissä kuin tietojärjestelmätieteessäkin, mutta henkilöstöjohtamisen tietojärjestelmien kontekstissa sitä ei ole juurikaan käsitelty. Tämä pro gradu- tutkielma on tehty tapaustutkimuksena kolmessa eri maassa toimivan ja noin 700 henkilöä työllistävän organisaation toimeksiannosta. Sen tarkoituksena on selvittää, miten henkilöstöjohtamisen tietojärjestelmän avulla voidaan edesauttaa laajamittaisen ja monikansallisen organisaatiomuutoksen toteuttamista, mitä organisaatiomuutos tarkoittaa tietojärjestelmien kannalta sekä pyrkiä avaamaan teknologian ja organisaation välistä suhdetta. Tutkielman teoreettisen viitekehyksen muodostavat organisaatiomuutokseen ja transformaatioon sekä teknologian ja organisaation vuorovaikutukseen liittyvät teoriat. Lisäksi se käsittelee liiketoiminnan ja informaatioteknologian strategista yhteenlinjausta sekä henkilöstöjohtamisen tietojärjestelmiä koskevaa tutkimuskirjallisuutta. Tutkielman empiirinen osuus on toteutettu teemahaastatteluin kahdeksalle, tietojärjestelmän käyttöönottoprojektiin osallistuvalle case-organisaation työntekijälle. Teemahaastattelujen perustana toimii Leavittin timanttimalli, joka kuvaa organisaatiota neljän eri elementin, teknologian, rakenteen, tehtävien ja ihmisten muodostamana kokonaisuutena, jossa muutos yhdessä elementeistä vaikuttaa myös kolmeen muuhun elementtiin. Kyseistä mallia on käytetty kuvaamaan myös tietojärjestelmiin liittyvää muutosta. Tutkimustulosten perusteella voidaan tunnistaa useita erilaisia tapoja, joilla henkilöstöjohtamisen tietojärjestelmän avulla voidaan edesauttaa organisaatiomuutosta. Empiirisen aineiston perusteella tunnistettiin teknologian vaikutus organisaation rakenteeseen, tehtäviin että ihmisiin. Tutkimustulosten perusteella voidaan myös arvioida, mitä organisaatiomuutos tarkoittaa tietojärjestelmien kannalta. Teknologian ja organisaation suhteelle löydetään myös osin yhtymäkohtia ja eroavaisuuksia peilattaessa empiiristä aineistoa tutkimuskirjallisuutta vasten.

Organizational transformation has been a widely researched subject in both the field of business and economics as well as in information systems science. However, in the context of human resources management (HRM) systems it has not been as well acknowledged. This master's thesis is a case study that has been assigned by a business organization that operates in three different countries in Northern Europe and has approximately 700 employees. The aim of the study is to find out how an HRM system can promote the execution of a large-scale organizational transformation, what does organizational transformation mean in the context of information systems and what is the relationship between technology and organization. The theoretical framework of the study consists of theories that focus on organizational change or organizational transformation as well as theories that aim to explain the relations between technology and organization. Also, strategic alignment between business and information technology as well as theoretical basis of human resources and HRM systems are covered. The empirical part of the study is carried out by conducting focus interviews to 8 of the case organization’s employees that participate in the implementation project of the HRM system. Leavitt's diamond model - that depicts organization consisting of four elements, technology, structure, tasks and people - is used as a basis for the focus interview structure. It is a model that has gained popularity among information systems science studies. Based on the results, several ways of how to benefit the execution of organizational transformation with the help of information systems can be determined. The impact of technology on the organization's structure, tasks and people were recognized in the analysis of the empirical material. Based on the results, also the impact of organizational change on information systems can be assessed. The similarities and differences in the interviewee's opinions concerning relationship between technology and organization are reflected with the research literature as well.