Critical success factors for business intelligence system implementation

Abstract

Business intelligence (BI) eli liiketoimintatiedon hallinta auttaa organisaatioita tekemään parempia päätöksiä nopeammin. BI-järjestelmä voidaan nähdä sarjana työkaluja, teknologioita ja ohjelmistoja, jotka tukevat päätöksentekoa. Nämä järjestelmät ovat monimutkaisia ja niiden käyttöönotto sisältää suuria riskejä sekä vaatii paljon aikaa, rahaa ja vaivaa. Tämän vuoksi on tärkeää tunnistaa tekijät, jotka ovat tärkeitä käyttöönoton onnistumisen takaamiseksi.

Tämä tutkielma keskittyi tunnistamaan BI-järjestelmän käyttöönoton kriittiset menestystekijät ja ymmärtämään miksi juuri nämä tekijät ovat tärkeitä. Menestystekijät löydettiin ja niitä analysoitiin hyödyntämällä olemassaolevaa kirjallisuutta. Menestystekijät luokiteltiin organisatoriseen ulottuvuuteen, prosessiulottuvu- uteen ja teknologiseen ulottuvuuteen. Organisatorisen ulottuvuuden tärkeim- mät menestystekijät olivat selkeä visio ja hyvin luotu liiketoimintasuunnitelma, sitoutuneen johdon tuki, sekä organisaation kulttuurin ymmärtäminen. Prosessiulottuvuuden tärkeimmät menestystekijät olivat tiimin asianmukaiset taidot, käyttäjäorientoitunut muutosjohtaminen, sekä käyttäjän koulutus ja tuki. Teknologisesta ulottuvuudesta skaalautuva ja muuntautumiskykyinen teknologinen viitekehys, kestävä datan laatu, virheettömyys ja ehjyys, sekä yrityksen tarpeiden, vaatimusta ja prosessien ymmärtäminen nähtiin kaikkein tärkeimpinä. Tutkielman mielenkiintoisin havainto oli, että monilla menestystekijöillä oli keskinäisiä riippuvuuksia.

Business intelligence (BI) helps organisations to make better and faster decisions. BI system can be seen as an integrated set of tools, technologies and software to support the decision-making. These systems are complex and their implementa- tion has high risks and require a lot of time, money and effort, and therefore it is important to identify the factors that support the successful implementation.

This thesis focused on recognising the critical success factors (CSFs) for BI system implementation, and understanding why they are important. The CSFs were found and further analysed based on existing literature. The most important CSFs were categorised in organisational, process and technological dimensions. The CSFs from the organisational dimension were clear vision and well-established business case, committed management support and sponsorship, and understanding of organisational culture. From the process dimension the most crucial CSFs were appropriate team skills, user-oriented change management, and user training and support. And from the technological dimension business driven, scalable and flexible framework; sustainable data quality, accuracy and integrity; and understanding the firms needs, requirements and processes were identified as most vital. The most interesting observation of this study is that many of the CSFs have interrelations and are somehow dependent on each other.