Muutosvastarinta ERP-järjestelmien käyttöönotoissa

Abstract

ERP-järjestelmät eli toiminnanohjausjärjestelmät ovat yleisiä järjestelmiä, joita yritykset käyttävät tehostaakseen liiketoimintaansa. ERP-järjestelmien käyttöönotot ovat suuria projekteja, joissa muutosvastarinta uutta järjestelmää kohtaan aiheuttaa usein haasteita. Siksi on tärkeää löytää syyt muutosvastarinnalle, jotta sen ehkäisemiseksi ja poistamiseksi voidaan löytää sopivat keinot. Tutkielmassa käsitellään muutosvastarintaa, ERP-järjestelmiä ja ERP-järjestelmien käyttöönottoja sekä millaisia vaikutuksia muutosvastarinnalla voi olla ERP-järjestelmien käyttöönottoihin. Tutkielma perustuu kirjallisuuskatsaukseen. Yleisiä syitä muutosvastarinnalle ERP-järjestelmien käyttöönotoissa ovat esimerkiksi käyttäjän kokemus teknologian hyödyllisyydestä ja riskeistä, työrutiinien muuttuminen, ylimääräinen työ, järjestelmän sopimattomuus, tekniset ongelmat, muuttunut työ ja järjestelmän monimutkaisuus. Muutosvastarinnan ehkäisemiseksi esitettiin luottamuksen rakentamista, kommunikointia ja muita tehokkaita johtamisen keinoja. Myös sopivan käyttöönottostrategian valinta voi ehkäistä muutosvastarinnan syntymistä. Muutosvastarinnan poistamiseen soveltuvia keinoja on edellä mainittujen keinojen lisäksi muun muassa käyttäjän tarpeiden huomiointi, johdon tuki, yhdenmukainen korjaaminen, kannustava suostuttelu ja selkeä suunnitelma. Muutosvastarintaa voidaan myös poistaa lisäämällä teknologian hyväksymistä, ja keinoja siihen ovat esimerkiksi osallistavat strategiat, kannustimet, kouluttaminen, organisaationaalinen tuki ja vertaistuki. Edellä mainitut keinot ovat hyödyllisiä yritysjohdolle muutosvastarinnan ehkäisyssä ja poistamisessa ERP-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä.

ERP (enterprise resource planning) systems are common systems which enterprises use to enhance their business processes. ERP implementations are major projects in which change resistance usually causes challenges. That is why it is important to find reasons behind change resistance in order to find effective ways to prevent and remove change resistance. The thesis deals with change resistance, ERPs, ERP implementations and the effects change resistance can have to ERP implementations. The thesis is based on literature review. Common reasons for change resistance in ERP implementations are for example user’s perceived usefulness and perceived risks of the technology, change of work routines, additional workload, lack of fit, technical problems, changed job, and system complexity. Suggested ways to prevent change resistance were developing trust between managers and employees, communication, and other efficient management strategies. Choosing a suitable implementation strategy can also prevent change resistance. In addition, change resistance can be removed by for example meeting the user’s needs, management support, congruent rectification, supportive persuasion, and a clear plan. Change resistance can also be removed by adding technology acceptance, and ways to do that are for example participative strategies, incentives, training, organizational support, and peer support. Above mentioned ways are useful for managers to prevent and remove change resistance in ERP implementations.