Kanbanin periaatteet ja käyttö : tapaustutkimus rahoitusalan yrityksessä

Abstract

Tietojärjestelmien laaja-alaisen käytön ja kehittämisen noustessa merkittäväksi osaksi yhä moninaisempia työtehtäviä tarve uudenlaiselle työnhallinnalle kasvaa. Sen lisäksi, että Kanban on uutena lähestymistapana jatkanut vahvaa leviämistään perinteisen ohjelmistoliiketoiminnan ja järjestelmäkehityksen sisällä, sitä soveltavien toimialojen kirjo on laajentunut selvästi myös tämän ydinalueen ulkopuolelle. Kanban tarjoaa valmiiksi saneltujen menetelmien ja toimintatapojen sijaan mukautuvan periaatteellisen viitekehyksen työnhallintaan.

Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää, mitä tarkoitetaan Kanbanilla, miten sitä on sovellettu ja millaisia kokemuksia siitä on saatu. Tässä tutkimuksessa Kanbanin luonnetta tutkitaan ensin kirjallisuuskatsauksen avulla, jonka perusteella tuotetaan synteesinä Kanbanin periaatekehys. Toiseksi tutkimuksessa analysoidaan aiempia Kanbanin käyttöä koskevia tapaustutkimuksia luodun periaatekehyksen avulla. Kolmanneksi työssä toteutetaan tapaustutkimus, jossa selvitetään havainnoinnin, kyselyn ja haastattelujen avulla, kuinka Kanbania sovelletaan eräässä rahoitusalan yrityksessä, missä organisationaalisessa kontekstissa ja millaisin vaikutuksin.

Kanbanin periaatekehys koostuu kolmesta pääperiaatteesta: työnkulun visualisointi, käynnissä olevan työn määrän rajoittaminen ja prosessin jatkuva kehittäminen. Tapaustutkimuksen perusteella Kanbanin käytöstä saatavat edut liittyvät ensisijaisesti työn tuottavuuden kohenemiseen sekä työn hallinnan ja työkuorman positiiviseen kehitykseen. Lisäksi kommunikaation ja yhteistyön koettiin parantuneen jonkin verran. Asiakastyytyväisyyden ja laadun kehittymisestä ei tässä tutkimuksessa saatu riittävää näyttöä.

Tutkimus laajentaa Kanban-tutkimusta perinteisen järjestelmäkehityksen ulkopuolelle ja tuottaa työkaluja niille, jotka suunnittelevat Kanbanin käyttöä vahvasti tietojärjestelmiä työtehtävissään hyödyntävillä aloilla.

While the use and development of information systems expands to new areas of work, the need for new ways for workflow management increases. Kanban as a new approach has continued to gain popularity in traditional software business and information systems development. In addition, it has spread beyond this core scope to new information systems reliant industries. Instead of standardized methodologies and approaches, Kanban offers adaptive principle-driven solution to workflow management.

The purpose of this study is to find out what Kanban is, how it has been applied in practice and with what kind of experiences. Firstly, the nature of Kanban is studied through a literature review. It is used to derive a synthesis of its core principles. Secondly, the derived synthesis is used to analyze previous research on the use of Kanban in practice. Thirdly, a case study in the context of a financial enterprise is conducted to examine how Kanban is deployed, in which kind of organizational context and with which kinds of effects. Information is gathered through observation, a survey and interviews.

Kanban is defined through three core principles, which are: visualize workflow, limit the work in progress, and continuous improvement of the process. The case study shows that the use of Kanban primarily enhances productivity and affects positively on both workflow management and workload. In addition, communication and collaboration increase somewhat. There is not enough evidence to make conclusions from the effects of Kanban use to customer satisfaction and quality improvement.

This study adds to the theoretical and empirical body of knowledge related to Kanban, by providing thinking tools for those who are planning the use of Kanban in fields that go beyond traditional information systems development.