Tiedonhallintamalli, kokonaisarkkitehtuuri ja tiedon turvaaminen osana hyvinvointialueiden arkkitehtuurityötä ja -kuvauksia

Abstract

Tieto ja sen hallinta ovat keskeinen osa organisaatioiden toiminnassa nyky-yhteiskunnassa. Digitalisaation myötä tiedon määrä ja sen merkitys ovat edelleen kasvaneet, ja tieto on siirtynyt vahvasti digitaaliseen muotoon, mikä mahdollistaa sen hyödyntämisen ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä on tuonut osaltaan uusia haasteita tiedon käsittelyyn, mikä tarkoittaa, että organisaatioiden on panostettava hallittuun ja turvalliseen tiedon käsittelyyn erityisesti kriittisen ja arkaluontoisen tiedon osalta. Tämä koskee vahvasti liiketoimintaa harjoittavia yrityksiä, mutta ennen kaikkea julkista sektoria, joihin lukeutuu myös Suomen 21 hyvinvointialuetta. Hyvinvointialueiden rooli on merkittävä kansalaisille tarjottavien julkistenpalveluiden tuottajana, mikä korostaa niiden tiedonhallinnan tärkeyttä yhteiskunnan toimivuuden ja turvallisuuden kannalta. Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, miten hyvinvointialueet ovat toteuttaneet tiedonhallintalain mukaisen tiedonhallintamallin, sekä miten sitä ylläpidetään ja hyödynnetään organisaatioissa. Tämän tiedon pohjalta pyrittiin rakentamaan kuvaa hyvinvointialueiden tiedonhallintamallien maturiteetista. Toisaalta tutkimuksessa pyrittiin myös selvittämään, miten hyvinvointialueet näkevät kokonaisarkkitehtuurin ja sen menetelmät osana organisaatioiden arkkitehtuurityötä sekä koota hyvinvointialueiden asiantuntijoiden näkemyksiä siihen, onko tiedonhallintamalli riittävä kuvaus hyvinvointialueiden arkkitehtuurista. Lisäksi selvitettiin, miten tietoturva ja siihen liittyvät menetelmät on kuvattu osana organisaatioiden arkkitehtuuria. Tämän Pro Gradu-tutkielman teoriaosassa avataan tarkemmin tutkimuksessa käsiteltäviä teemoja ja asiakokonaisuuksia määrittelemällä ja kuvaamalla niihin liittyviä keskeisiä käsitteitä, menetelmiä ja ilmiöitä. Teoriaosassa käsiteltyjen asioiden pohjalta laadittiin tutkimusmenetelmänä käytetyllä puolistrukturoidulle haastattelulle runko, jonka avulla haastateltiin asiantuntijoita yhteensä 13 hyvinvointialueelta. Laadulliselle tutkimukselle tyypillisen aineistoanalyysin avulla tunnistettiin seitsemän keskeistä löydöstä, jotka osaltaan antavat kattavan kuvan tiedonhallintamallin ja arkkitehtuurikuvausten tilasta hyvinvointialueilla. Toisaalta tulokset osoittavat myös, että asiantuntijat kokevat selkeitä puutteita kansallisessa ohjauksessa arkkitehtuurityön ja tietoturvallisuuden kohdalla. Nämä tulokset osaltaan voivat auttaa kehittämään toimintamalleja ja vertailtavuutta hyvinvointialueilla, mutta myös laajemmin Suomen julkisessa hallinnossa.

Information and its management are essential components of organizational operations in modern society. With digitalization, the amount and significance of information have further increased, and information has transitioned strongly into digital form, enabling its utilization regardless of time and place. This shift has introduced new challenges in information handling, meaning organizations must invest in controlled and secure handling of information, especially critical and sensitive information. This need is pronounced not only for businesses but particularly for the public sector, including Finland's 21 wellbeing service counties. The role of wellbeing service counties is significant as providers of public services to citizens, highlighting the importance of their information management for societal functionality and security. The purpose of this thesis was to study how the wellbeing service counties have implemented the information management model required by the Act on Information Management in Public Administration and how this model is maintained and utilized within organizations. Based on this information, the study aimed to construct an understanding of the maturity of the information management models in the wellbeing service counties. Additionally, the study sought to explore how the wellbeing service counties perceive the overall architecture and its methods as part of their organizational architecture work, as well as to gather expert opinions on whether the information management model adequately represents the wellbeing service counties' architecture. Furthermore, the study examined how information security and related methods are depicted as part of the organizations' architecture. The theoretical part of this thesis delves deeper into the themes and topics addressed in the research by defining and describing the key concepts, methods, and phenomena associated with them. Based on theoretical part, a framework for semi-structured interviews was developed, which was used to interview experts from 13 wellbeing service county. Through the typical qualitative analysis methods, seven key findings were identified, providing a comprehensive view of the state of the information management model and architectural descriptions in the wellbeing service counties. The results also indicate that experts perceive clear deficiencies in national guidance concerning architecture work and information security.