Competence Tool -työvuorojärjestelmän nykytila-analyysi ja sen soveltuvuus monialayrityksen käyttöön tulevaisuudessa

Abstract

Suomalainen metsäteollisuusyritys Metsä Group on ollut viime vuosina suuressa teknologisessa murroksessa. Yritys on kamppaillut jo vuosia kansainvälisen kilpailun kiristymisen kanssa. Teknologian kehitys ja kansainvälisen kilpailun kiristyminen ovat laajempia, pidempiaikaisia kehitystrendejä, joiden kanssa moni muukin yritys taistelee liiketoiminnassaan. Kilpailun kiristymisen myötä perinteinen metsäteollisuusyritys on joutunut löytämään uusia tapoja tehostaa työntekoa, jotta alalla saavutettu kilpailuetu voidaan säilyttää. Yritys on lanseerannut monia uusia järjestelmiä helpottamaan jokapäiväistä työntekoa ja saavuttamaan asetetut tehostamistavoitteet. Yksi uusi järjestelmä, joka kehitettiin yrityksen käyttöön, on työvuorosuunnittelujärjestelmä Competence Tool. Järjestelmän tavoitteena on helpottaa ja nopeuttaa resurssisuunnittelua. Jo järjestelmän käyttöönoton vaiheessa nousi esiin huolia järjestelmän haasteista ja vajavaisuuksista. Näiden seurauksena resurssisuunnittelujärjestelmän tutkimus oli välttämätön. Erityisesti resurssisuunnittelujärjestelmä tuli määritellä, jotta kaikilla oli selkeä käsitys siitä, mitä järjestelmää oltiin kehittämässä. Tätä hyödyntäen keskeistä oli määritellä, millainen hyvä työvuorosuunnittelujärjestelmä on. Näiden määrittelyssä käytettiin hyväksi tutkimuskirjallisuutta. Tutkimuskirjallisuuden lisäksi tutkielmassa määritetään asiantuntijahaastatteluihin perustuen Metsä Groupin työvuorosuunnittelujärjestelmän nykytila sekä sen soveltuvuus tulevaisuuden käytössä. Järjestelmän soveltuvuuteen hyödynnettiin myös kirjallisuutta. Tutkielman keskeiset tulokset hyvän työvuorosuunnittelujärjestelmän osalta ovat, että hyvä työvuorosuunnittelujärjestelmä tulee soveltua liiketoiminnan tarpeisiin täysimittaisesti. Tämä tarkoittaa, että kaikki resurssisuunnittelu tulee pystyä toteuttamaan järjestelmällä. Sen lisäksi järjestelmän keskeinen ominaisuus täytyy olla kattava järjestelmätuki sekä jatkuva järjestelmän kehitys. Metsä Groupin tapauksessa Competence Tool soveltuu kohtalaisesti haastattelujen perusteella yrityksen liiketoiminnan käyttöön, mutta poikkeustilat sekä tuen puute aiheuttavat haasteita. Haastattelujen ja tutkimuskirjallisuuden pohjalta voidaan todeta, että Competence Toolin täyttää monia hyvän resurssisuunnitelun piirteitä. Toisaalta olisi suotavaa tarkastella markkinoilla olevia muitakin järjestelmiä, jotta mahdollisimman laaja kokonaiskuva järjestelmäkentästä saadaan.

Finnish forest industry company Metsä Group has gone through major technological changes in recent years. The company has encountered increasing international competition in the field. Technological advancements and the increased international competition are bigger and longer-lasting trends that many other companies are also fighting. With international competition increasing, the traditional forest company has needed to find ways to streamline their work processes to maintain the competitive edge they have achieved over the years. The company has launched many new software programs to ease day to-day activities as well as meet the set efficiency goals. One such software developed for the company is a workforce scheduling system called Competence Tool. The main goal of the system is to ease and expedite the resource planning process. The software hasn’t been flawless; in fact, challenges and deficiencies were identified during the initial implementation phase of the software. As a result of the flaws, a study concentrating on the general characteristics of workforce planning software and what constitutes a good workforce planning system needed to be done. The center point being defining what good resource planning software is. To determine what characteristics are, the study uses research literature. In addition to research literature, the study uses expert interviews from Metsä Group to determine the current state of the Competence Tool as well as its suitability for future use. The interviews were very important with the research literature to determine that. Key findings were that good resource planning software needs to fulfill all business needs. This means all planning should be possible to do with the software. In addition, a key feature is comprehensive system support as well as continuous software development. In Metsä Group's case, the software aligns with its needs fairly. The challenges occur when something unexpected happens or if there’s a need for system support. All in all, looking at all the data, Competence Tool fulfills many good software characteristics. It should also be mentioned that looking at other options should also be done to get a better understanding of the current state of competitors.