IT-sopimushallinnan haasteet hyvinvointialueuudistuksen yhteydessä

Abstract

Sote-uudistuksen myötä vastuu sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisestä siirtyy kunnilta hyvinvointialueille, joiden toiminta on ajoitettu alkavaksi 1.1.2023. Samalla osa kuntien hallinnoimista IT-sopimuksista siirtyy joko kokonaan tai osittain hyvinvointialueiden hallintaan. Sopimuksien siirtyminen aiheuttaa kuntien sopimushallinnan kannalta erinäisiä haasteita. Tämän tutkielman tavoitteena oli selvittää näitä IT-sopimushallintaan liittyviä haasteita erityisesti kuntien tietohallinnon näkökulmasta ja löytää niihin mahdollisia ratkaisuja. Tutkielman ensimmäinen osio toteutettiin kirjallisuuskatsauksena, jonka tavoitteena oli luoda katsaus IT-sopimusten erityispiirteisiin ja sopimushallintaan sekä kartoittaa IT-sopimushallinnan haasteita organisaatiomuutoksissa. IT-sopimuksiin havaittiin liittyvän tiettyjä erityispiirteitä, kuten sopimusten kohteiden aineettomuus, muutoksiin varautumisen tärkeys, ja sopimussuhteiden jatkuminen ylläpito-sopimuksien muodossa vielä varsinaisen toimituksen jälkeenkin. Organisaatiomuutosten yhteydessä IT-sopimushallinnan keskeisiksi haasteiksi kirjallisuuteen perustuen tunnistettiin IT-sopimuksien suuri määrä ja niiden monimutkaisuus, organisaatiomuutoksien aiheuttamat sopimusmuutokset ja niistä neuvotteleminen, sekä keskitettyjen sopimushallintajärjestelmien puute. Kirjallisuuskatsauksen jälkeen empiirisessä osiossa selvitettiin teemahaastatteluita käyttäen kuntien kokemia IT-sopimushallinnan haasteita hyvinvointialueuudistuksen yhteydessä. Haastatteluiden perusteella tunnistettiin haasteisiin liittyen neljä keskeistä osa-aluetta, jotka olivat osittain siirtyvät sopimukset, kilpailutukset, sopimusneuvottelut ja lisenssiasiat, sekä sopimusosaaminen. Saatuja tuloksia voidaan hyödyntää IT-sopimushallinnan järjestämisessä organisaatiomuutoksiin varauduttaessa.