Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen laskentatoimen prosesseissa

Abstract

Ohjelmistorobotiikka on yksi uusimmista teknologioista, joita markkinoille on viime aikoina tullut. Sitä on käytetty merkittävässä määrin erityisesti taloushallinnon alan ja verotuksen prosessien automatisoinnissa. Vaikka yritykset etsivät yhä enemmän ohjelmistorobotiikan ratkaisuja, on tieteellinen tutkimus aiheesta vielä puutteellista. Tätä tutkimusaukkoa pyrittiin paikkaamaan tämän tutkimuksen avulla. Ohjelmistorobotiikka-hankkeisiin osallistuvat yritykset kohtaavat edelleen runsaasti haasteita projekteissaan, eivätkä toteutuksen edellyttämät vaatimuksetkaan ole aina täysin selvillä. Tässä tutkimuksessa tarkasteltiin kirjallisuuskatsauksen ja empiirisen osion avulla ohjelmistorobotiikkaan liittyviä haasteita ja vaatimuksia, joita käyttöönottavat yritykset kohtaavat näissä projekteissa. Lisäksi tutkielmassa selvitettiin ohjelmistorobotiikan avulla saatavia hyötyjä, ja miten ohjelmistorobotiikkaa on käytännön tasolla hyödynnetty laskentatoimen eri prosesseissa. Laskentatoimi on yksi taloushallinnon osa-alueista, ja siihen liittyy paljon rutiininomaisia prosesseja, jotka ovat jatkuvan automaatiouhan alla. Tutkimuksessa saatiin selville, että onnistuakseen ohjelmistorobottiprojekti asettaa yritykselle sekä tiettyjä vaatimuksia että myös monia haasteita. Tutkimustulokset osoittavat, että keskeisin vaatimus on ymmärtää liiketoimintaan sisältyvien prosessien automaation mahdollisuudet sekä toisaalta isossa organisaatiossa pyrkiä yhdenmukaistamaan organisaatiotason prosesseja. Tutkimuksessa havaittiin myös, että keskeinen haaste ohjelmistorobotiikkaprojekteissa oli muutosvastarinta, mikä ilmeni ihmisten epäluottamuksena ohjelmistorobottia kohtaan. Tätä ongelmaa pahentaa toinen esille noussut haaste, jossa korostuu robotin herkkyys pienillekin määrittelyvirheille. Ohjelmistorobotiikalla voidaan saavuttaa useita erilaisia hyötyjä, joista kaikki vaikuttavat lopulta liiketoiminnan tuottavuuteen. Aika- ja kustannussäästöt, henkilöstöresurssien uudelleen kohdentaminen, laadun parantuminen sekä parempi asiakaskokemus olivat keskeiset hyödyt, mitä tutkimuksessa saatiin selville. Automatisoitavia kohteita löytyi runsaasti tiedonhankinnan ja -käsittelyn prosesseista sekä kirjanpitoon ja palkanlaskentaan liittyvistä täsmäytystoiminnoista. Kaiken kaikkiaan laskentatoimen säännönmukaisia ja rutiininomaisia tehtäviä voidaan automatisoida tehokkaasti ohjelmistorobotiikan avulla, jolloin henkilöresursseja voidaan kohdentaa mielekkäämpiin ja analysointia vaativiin tehtäviin.

Robotic process automation is one of the most recent technologies which has come to disrupt the market. It has been used especially for automating processes in financial field and taxation. Despite that technology is already a very popular in the market, scientific research of robotic process automation has still lacked due to its newness. This research sought to fill the scientific research gap. Organizations in robotic process automation projects face many challenges with them, and they do not know the requirements of the project. In this paper is examined the challenges and requirements related on robotic process automation projects with a literature review and an empirical contribution. Additionally, this study examined what are benefits and advantages from robotic process automation and how is it utilized in accounting. Accounting is part of the financial management, and the field has many structured and routine tasks. The study found that there are both certain requirements and many challenges for a successful robotic process automation project. The results of the research show that key requirement is to understand an automation potential of processes, which can be measured with different indicators. On the other hand, it is also important to harmonize processes in large organizations. The study also found the main challenge in the robotic process automation projects is the resistance to change, which was reflected in distrust of the robot. The problem is exacerbated by the vulnerability of RPA bots to errors. There are several benefits which can be achieved by robotic process automation, and all of them have an impact on business productivity. Time and cost savings, reallocation of human resources, quality improvement and better customer experience were main benefits that found in the research. There are many objects to automate both in the processes of data acquisition and processing, and tasks of reconciliation in accounting and payroll. Overall, organizations can efficiently automate routine and standardized accounting tasks with robotic process automation in accounting, and target human resources to more analytical and strategical tasks.