Vaatimustenkäsittely julkisissa tietojärjestelmähankinnoissa

Abstract

Suomessa yksi merkittävimmistä julkisista hankinnoista on sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmien uudistaminen, johon aiotaan investoida 2–3 miljardia euroa julkisia varoja seuraavan kymmenen vuoden aikana. Julkiset tietojärjestelmähankintaprosessit ovat usein monimutkaisia ja yksi julkisten hankintojen suurimmista haasteista liittyy vaatimusmäärittelyyn. Vaatimusmäärittelyssä pyritään selvittämään kehitettävän järjestelmän vaatimukset eli tarpeet mahdollisimman perusteellisesti. Julkinen hankintaprosessi alkaa vaatimusmäärittelyvaiheella ja sitova vaatimusmäärittely on viimeisteltävä hankintailmoitusta varten ennen tarjouskilpailun julkaisemista. Jotta varhaisessa vaiheessa tehty vaatimusmäärittelytyö onnistuu, on tärkeää pyrkiä huomioimaan kaikki keskeiset sidosryhmät. Oikeantyyppisten sidosryhmien mukaan ottaminen vaatimusmäärittelyyn on todettu parantavan asetettuja vaatimuksia ja tuloksena olevan järjestelmän laatua. Tässä tutkielmassa tutkitaan eri sidosryhmistä erityisesti asiakkaiden ja potilaiden osallistumista julkisen tietojärjestelmähankinnan vaatimusmäärittelytyöhön. Tutkimuksen empiirinen osuus toteutetaan laadullisena haastattelututkimuksena, jossa tarkastellaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmäprojekti Asterin vaatimusmäärittelytyötä. Tutkimuksen tavoitteena on lisätä ymmärrystä siitä, mitä julkisen tietojärjestelmähankinnan on otettava huomioon vaatimusmäärittelytyössä. Tutkimuksen tuloksena havaittiin julkisten hankintojen tiukan sääntelyn olevan pääasiassa menettelysääntelyä. Sääntely ei esimerkiksi määrää vaatimusten sisältöä tai sääntele vaatimuksien lukumäärää. Lisäksi tutkimuksen tuloksissa selvisi, etteivät asiakkaat ja potilaat sidosryhmänä pääs-seet suoraan osallistumaan asiakas- ja potilastietojärjestelmä Asterin vaatimusmäärittelyyn. Asiakkaiden ja potilaiden ääni tuli kuuluviin vaatimusmäärittelyvaiheessa sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten kautta. Tutkimustulokset auttavat ymmärtämään asiakkaiden ja potilaiden roolia ja vaikutus-mahdollisuuksia julkisessa tietojärjestelmähankinnassa. Tutkimustuloksia voidaan hyödyntää julkisen sektorin tietojärjestelmähankintojen alkuvaiheen suunnittelussa, jossa pohditaan eri sidosryhmien mukaan ottamista vaatimusmäärittelyvaiheeseen. Lisäksi tutkimustuloksia voidaan hyödyntää laajemmin julkisten hankintojen suunnittelussa ja toteutuksessa.