Ohjelmistorobotiikan soveltaminen hankintatoimen tietojärjestelmän automatisoinnissa

Abstract

Ohjelmistorobotiikka on yksi liiketoimintaprosessien automatisoinnin uusimmista teknologioista, jota on käytetty paljon erityisesti taloushallinnon ja vakuutus- ja finanssialan prosessien automatisoinnissa. Viimeisten viiden vuoden aikana ohjelmistorobotiikka on vakiinnuttanut asemansa osana yritysten IT-ekosysteemiä. Hankintatoimessa digitalisaatio on synnyttänyt uusia toimintatapoja, ja samalla käynnistänyt koko alaa koskevan palveluiden ja prosessien sähköistämisen. Tämä muutos on tuonut mukanaan kysynnän automatisoiduille hankintaprosesseille ja mahdollistanut yhteistyön eri teknologioiden ja toimijoiden kesken. Tämä toimeksiantona toteutettu pro gradu tutkimus tarkastelee ohjelmistorobotiikkaa hankintatoimen automatisoinnin näkökulmasta. Tutkimusongelmaksi määriteltiin, miten ohjelmistorobotiikka soveltuu hankintatoimen tietojärjestelmän automatisointiin ja millä tavalla tunnistetaan tietojärjestelmästä ohjelmistorobotiikalle soveltuvat automatisoitavat prosessit. Tutkimuksen teoreettisena pohjana on ohjelmistorobotiikkaa liiketoimintaprosessien automatisoinnissa tarkasteleva systemaattinen kirjallisuuskatsaus ja kuvaus hankintatoimesta alan tutkimuskirjallisuuteen perustuen. Empiirinen tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena. Se koostui toimeksiantajayrityksen asiantuntijoille suunnatuista kysely- ja teemahaastattelututkimuksista ja toimeksiantajan IT-kumppaniyrityksen asiantuntijoiden ryhmähaastattelusta. Tutkimuksen aineistot analysoitiin sisällönanalyysi menetelmällä. Tulokset ryhmiteltiin kolmeen pääkategoriaan. Ne liittyivät ohjelmistorobotiikan järjestelmiä integroiviin, prosesseja parantaviin ja tietojen käsittelyä sisältäviin toiminnallisiin alueisiin. Tämän tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että koko hankintaprosessi ei sovellu automatisoitavaksi ohjelmistorobotiikalla. Sen sijaan tuloksina löydettiin ohjelmistorobotiikan soveltuvuuskohteita hankinnan suunnittelun, toimittajavalinnan ja sopimusten hallinnan osa-alueista. Johtopäätöksinä ohjelmistorobotiikka soveltuisi ihmiskäyttäjää avustavaan rooliin ja mahdollisesti Lite-kilpailutusprosessin ja sopimuksesta-hankintaan -prosessin täydelliseen automatisointiin hankintatoimen tietojärjestelmässä. Soveltuvuuden tarkempi teknologinen arviointi ja liiketoiminnan kustannus-hyötyjen arviointi suositettiin jatkotutkimuksen aiheiksi.

Robotic process automation, RPA, is one of the most recent technologies used in business processes automation, utilized especially in automating financial and insurance business processes. During the past five years, RPA has established a central role in the corporate IT ecosystem. In procurement, digitalization has accelerated the rise of new ways of working and simultaneously launched the digitalization of services and processes. Digitalization has also catalyzed the demand for automated procurement processes and enabled co-operation bet-ween different technologies and participants. The objective of this research is to study RPA in the context of procurement business process automation. The research is conducted as a case study based on an assignment. In detail, this research focuses on how RPA can be applied in the automatization of a procurement information system and how to identify the suitable processes which can be automated. First, a literature study on robotic process automation, business process automation and use of RPA in business process automation is conducted. In addition, procurement as a target domain is described. The empirical part is conducted as a qualitative study including a survey, semi-structured interviews, and a group interview. Empirical research material is analyzed by using content analysis. Results of the analysis were categorized to three main categories concerning the areas in which RPA can be applied: integration of systems, process enhancement and information processing. As a result, it is suggested that the entire procurement process is not suitable to be automated with RPA. Instead, the results found suitable parts to be automated in procurement planning, supplier selection and contract management. As a conclusion, RPA was found to be suitable in a human-assisting role. In addition, RPA could enable the full automation of Lite -tender and contract to procurement -processes in the procurement information system. A more detailed technological assessment of the suitability and a cost-benefit assessment for the business are recommended as topics for further research.