Tietojärjestelmän hankintapäätökseen vaikuttavat tekijät

Abstract

Tässä tutkielmassa selvitetään tietojärjestelmän hankintaprosessin kulkua ja hankintapäätökseen vaikuttavia tekijöitä. Yleisesti hankinnalla tarkoitetaan prosessia, joka johtaa tuotteen tai palvelun ostamiseen. Tietojärjestelmän hankinta on monimutkainen ja -vaiheinen prosessi, joka poikkeaa standardoitujen tuotteiden ja palvelujen hankinnasta muun muassa siten, että tietojärjestelmän hankintaan johtavan päätöksenteon yhteydessä hankkivan organisaation on vertailtava toisiinsa sellaisia vaihtoehtoja, joiden välinen vertailu ei ole täysin yksiselitteistä. Tietojärjestelmien hankintaa on tutkittu tietojärjestelmätieteessä melko vähän, ja valtaosa olemassa olevasta tutkimuksesta kohdistuu julkisen sektorin hankintoihin. Yksityisen ja julkisen sektorin hankintaprosesseissa ja hankintapäätökseen vaikuttavissa tekijöissä on paljon yhtäläisyyksiä, mutta joiltain osin ne myös eroavat toisistaan. Tutkielma koostuu kahdesta osasta, jotka ovat kirjallisuuskatsaus ja empiirinen tutkimus, joka toteutettiin tapaustutkimuksena suomalaisessa yrityksessä. Tapaustutkimuksen tarkoituksena on selvittää, millaiset tekijät vaikuttavat tietojärjestelmän hankintapäätöksen muodostumiseen yksityisen sektorin yrityksessä. Tapaustutkimuksen aineistonkeruu suoritettiin teemahaastatteluilla, joissa haastateltiin tutkimuksen kohteena olevan yrityksen henkilöstöä. Haastattelurunko on muodostettu kirjallisuuskatsauksen havaintoja mukaillen. Tutkimuksen tulokset noudattelevat suurilta osin aihepiirin aikaisemmissa tutkimuksissa havaittuja tuloksia. Suurimpina hankintapäätökseen vaikuttavina tekijöinä tässä tutkimuksessa nousi esiin sopivimman järjestelmätoimittajan löytäminen mahdollisten vaihtoehtojen joukosta, sekä tiiviiseen yhteistyöhön pohjautuvan kumppanuusmallin muodostaminen yhdessä toimittajan kanssa.

This thesis aims to identify the key factors that influence the acquisition of an information system and the decision-making process. In general, acquisition is defined as a process, that leads to purchasing a product or service. Information system acquisition is a complex process that consists of multiple steps, and it differs from standardized products’ acquisition in many ways. In the field of IS, information system acquisition is a neglected area of study, and the majority of the existing studies are focused on the public sector. Public and private sector acquisition processes share a lot of common influencing factors, but some differences may also occur. This thesis consists of two sections: a literary review and an empirical case- study that was conducted in a Finnish company. Case-study aims to find out the factors that influence the decision-making during an information system acquisition process. Material for the study is gathered via semi-structured theme interviews. The interviewees work for a Finnish private sector company, which had made a system acquisition in the fall of 2020. Interview questions are formed based the findings from the literary review. Findings from this case-study are quite well in line with results of the existing studies from this area. In the findings of this study’s, the most important influencing factor was to find a partner with whom to form a tight collaborative partnership model.