ICT projektien ja strategian yhteensovittaminen kunnassa

Abstract

Kunnilla on suuri merkitys julkisen sektorin sähköistymisessä ja toimintaa pyritään kehittämään erilaisten ICT-projektien avulla. ICT-projektien onnistumiselle tärkeäksi tekijäksi on tunnistettu liiketoiminnan ja IT:n strateginen yhteensovittaminen. Tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää kuntien tietohallinnon ja ICT-projektin johtamisen erityispiirteitä sekä tutkia sitä, kuinka kunnan ICT-projektien strategista yhteensovittamista voidaan tutkia ja mitata. Lisäksi tutkimuksen empiirisessä osuudessa pyritään selvittämään Jyväskylän kaupungin ICT-projektien ja strategian yhteensovittamisen nykytila sekä tarjoamaan perusteltuja kehitysehdotuksia. Tutkimuksessa havaittiin, että strategisen yhteensovittamisen kirjallisuudessa toistuu samat teemat kuin tietohallinnon johtamista ja ICT-projektien johtamista käsittelevässä kirjallisuudessa ja aiheet ovat toisiaan sivuavia kokonaisuuksia. Lisäksi löydettiin julkisen sektorin ICT-projektien strategisen yhteensovittamisen malli, jossa yhdistyy näiden kolmen aihepiirin teemat. Mallia hyväksikäytettiin haastattelututkimuksen pohjana, johon haastateltiin kaupungin ICT-projektien ohjaukseen ja toteuttamiseen osallistuvia henkilöitä. Tutkimuksessa havaittiin Jyväskylän kaupungilla olevan ICT-projektien strategisen yhteensovittamisen kypsyysmallin keskitasolla. Kaupungin keskeisimpiä vahvuuksia ICT-projektien strategisessa ohjauksessa ovat vakiintuneet päätöksenteon ja budjetoinnin käytännöt, tietohallinnon, ICT-ryhmien ja kaupungin johdon välinen yhteistyö sekä johdon riittävä ICT-tietämys. Lisäksi ICT-projekteilla koettiin olevan selkeät tavoitteet, jotka ovat linjassa kaupunkistrategian kanssa. Näiden hyötyjen mittaamiselle ei kuitenkaan ole vakiintuneita työkaluja. Kehityskohteeksi tunnistettiin myös ICT-strategian puute sekä projektienhallinnan ja projektien kokonaisuuden hallinnan käytäntöjen ja työkalujen puute. Lisäksi tietojärjestelmien kokonaisuuden hallinnassa ja yksittäisissä järjestelmissä havaittiin kehityskohteita. Kypsyystasoanalyysiin heikkoudeksi tunnistettiin se, että yksittäiset puutteet strategisen yhteensovittamisen osa-alueissa pudotti kypsyystasoa merkittävästi.

Municipalities play a major role in eGovernment development and ICT projects are one way to improve organizations operations. Strategic alignment has been identified as an important factor when considering ICT project success. The aim of this study is to find out the special features of municipalities information technology and ICT project management and to study how the strategic alignment of local government ICT projects can be studied and measured. The empirical part of the study aims to measure the current state of strategic alignment of City of Jyväskylä's ICT projects and to provide justified proposals for the organization to improve operations. The study found that the literature on information management, ICT project management and strategic alignment repeats the same themes. The model of strategic alignment of public sector ICT projects combines the key elements of information management, ICT project management and strategic alignment, as well as the special features of the public sector. The model was used as a basis for an interview study in which people involved in ICT projects at City of Jyväskylä were interviewed. The study found that City of Jyväskylä reached the middle level of the strategic alignment maturity model. Organizations main strengths when evaluating strategic alignment of ICT projects are well-established decision-making and budgeting practices, cooperation between information management department, ICT groups and the city's top management, and top management's adequate knowledge of ICT. In addition, ICT projects were perceived to have clear objectives that are in line with the organization’s strategy. However, there are no established tools for measuring these benefits. The lack of ICT strategy and the lack of project management and project portfolio management practices and tools were also identified as areas for improvement. In addition, organized improvement of organizations information systems should be addressed. A downside was identified in the maturity level analysis since single weakness in strategic alignment attributes dropped the maturity level significantly.