Organisaation sisällönhallinnan toteutus Sharepointissa

Abstract

Organisaation sisällönhallinta auttaa yrityksiä selviytymään informaatiotulvasta nykyaikaisilla välineillä. Kaikesta käytettävissä olevasta tiedosta tulisi kuitenkin tunnistaa paitsi arvoa tuottava myös kokonaan arvoton sisältö. Tämän tutkimuksen kohteena olevalla organisaatiolla oli käytössä vanhanaikainen dokumentinhallintajärjestelmä, ja toimeksiantajayksikön sisällönhallinta oli tarkoitus siirtää nykyaikaisempaan Microsoft Office 365 SharePointiin. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten organisaation sisällönhallinta toteutetaan uudessa järjestelmässä työn tehokkuuden varmistamiseksi. Tutkimus toteutettiin suunnittelutieteellisenä tutkimuksena, koska sen tavoitteena on suunnitella ja tuottaa ratkaisu yrityksen käyttöön. Suunnittelutieteellinen tutkimusprosessi koostuu kuudesta vaiheesta, joita voidaan myös tarpeen mukaan iteroida. Tutkimuksessa luotu ratkaisu oli sisällön hallintamalli, jonka ohjaamana sisällöt siirrettiin vanhasta järjestelmästä SharePointiin suunnitelluilla sivustorakenteilla. Tutkielman teoreettisena perustana syvennyttiin organisaation sisällönhallintaan, jonka lisäksi teoriaa täydennettiin tiedonhallinnalla ja yhteistoiminnallisilla teknologioilla. Sisällön hallintamalliin kerättiin yksikössä käytettävät sisältötyypit, ja kullekin sisältötyypille määriteltiin vastuuhenkilöt ja käyttöoikeudet. Lisäksi mallissa kohdennettiin jokaiselle sisältötyypille sopiva järjestelmä sekä elinkaarenhallintaohje. Ratkaisun arviointi suoritettiin laadullisin menetelmin haastatteluilla. Arviointihaastattelut osoittivat, että SharePoint soveltuu tiimien sisällönhallintaan monipuolisesti, ja mahdollistaa tiedon tehokkaan haun työn apuna. Arvioinneissa kuitenkin korostui myös suunnittelun huolellisuus ja tarkkuus, jotta käytöstä saadaan alusta alkaen helppoa ja tehokasta.

Enterprise content management helps organizations to survive in information overload with modern tools. From all available information, both valuable and completely worthless contents should be recognized. The case organization of this research had an old-school document management system, and the case unit was determined to migrate the content to more modern Microsoft Office 365 SharePoint. The goal of the research was to study how an enterprise con-tent management is implemented in the new system to ensure working efficiency. The research method was design science, because its goal is to create a solution for an organization. Design science research process includes six steps than can be iterated if necessary. The artefact created in the research was the enterprise content management model, which provided a framework to mi-grate the contents from the old system to SharePoint with content structures. Theoretical base of the thesis consists of enterprise content management sup-ported by information governance and collaboration technologies. Content types used in the unit were collected in the enterprise content management model, and responsible person and access rights were defined for each content type. In addition, each content type was addressed to a suitable system and life cycle guide. Evaluation of the artefact was made qualitatively by interviews. Evaluation interviews showed that SharePoint is suitable and comprehensive for the team’s content management and it enables efficient search of information which helps working. However, the evaluations also emphasized carefulness and accuracy of the design to make it easy and efficient to use from the start.