Organisaatiomuutokseen suhtautumisen vaikutus uuden toiminnanohjausjärjestelmän käytettävyyteen ja käyttäjäkokemukseen : tapaustutkimus

Abstract

Toiminnanohjausjärjestelmät ovat yksiä suurimmista ja merkittävimmistä organisaatioissa käytetyistä tietojärjestelmistä. Ne integroivat organisaation eri toiminnot ja prosessit yhdeksi kokonaisuudeksi ja voivat olla erittäin merkittävä asia yrityksien menestyksessä. Niiden käytettävyydessä ja käyttäjäkokemuksessa on kuitenkin tutkimusten mukaan parannettavaa. Tästä syystä toiminnanohjausjärjestelmien käytettävyyden ja käyttäjäkokemuksen tutkiminen ja mittaaminen on erittäin tärkeää. Käyttäjien kokemaan järjestelmän käytettävyyteen ja käyttäjäkokemukseen vaikuttaa monet eri asiat. Uuden järjestelmän käytettävyyteen ja käyttäjäkokemukseen voi vaikuttaa esimerkiksi se, miten käyttäjät suhtautuvat muutokseen. Tässä tutkimuksessa tutkittiinkin kohdeyrityksen työntekijöiden muutokseen suhtautumisen vaikutusta heidän kokemaan uuden järjestelmän käytettävyyteen ja käyttäjäkokemukseen. Lisäksi tutkittiin sitä, että miten muutokseen suhtautumisen erot näkyvät käytettävyyden ja käyttäjäkokemuksen eri osa-alueilla. Tutkimus suoritettiin laadullisena haastattelututkimuksena. Tutkimusaineisto koostui kymmenestä kohdeyrityksen työntekijöiden haastattelusta. Haastattelut analysoitiin teoriaohjaavan sisällönanalyysin avulla. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että mitä positiivisemmin työntekijät suhtautuivat muutokseen, sitä paremmaksi he kokivat järjestelmän käytettävyyden ja käyttäjäkokemuksen. Tämä sama ilmiö oli havaittavissa kaikilla käytettävyyden ja käyttäjäkokemuksen osa-alueilla. Joillakin osa-alueilla kyseinen ilmiö näkyi vahvemmin kuin toisilla. Muutokseen suhtautumisen todettiin siis olevan yhteydessä käyttäjien kokemaan käytettävyyteen ja käyttäjäkokemukseen. Käyttäjien kokemaan käytettävyyteen ja käyttäjäkokemukseen voi muutokseen suhtautumisen lisäksi vaikuttaa myös muut tekijät, kuten esimerkiksi aiempi kokemus vastaavista järjestelmistä.

ERP systems are one of the biggest and most significant information systems used in organizations. ERP systems integrate organizations’ different processes and operations into one system. They can be a crucial part in the success of an organization. According to research ERP systems’ usability and user experience are not at the level they should be. Because of this, studying and measuring usability and user experience of ERP systems is important. Usability and user experience of ERP systems are affected by numerous things. Usability and user experience of a new ERP system can be affected for example by the way how employees react to the new system. The object of this research was to study how employees’ attitudes towards a new ERP system affected on their experiences of the usability and user experience of the new system. Another aim of this research was to study how the differences in employees’ reactions towards the new system were visible in different fields of usability and user experience. This research was executed as a qualitative interview study. The data of this study was formed by interviewing 10 subjects from the target organization. The interviews were analyzed with a theory guided content analysis. The results of this study indicated that users with more positive attitude towards the change had more positive thoughts about the usability and user experience of the new system. This same phenomenon could be seen at all the fields of usability and user experience, though in some fields this phenomenon was more visible than in others. Thus, reaction to change influences how users experience the usability and user experience of a new ERP system. Though it must be noted that other factors can influence on how users experience the usability and user experience of a new system, for example earlier experience on similar ERP systems.