Loppukäyttäjien osallistaminen pakettiohjelmistojen valinnassa

Abstract

Pakettiohjelmistoista on tullut yleinen tapa ulkoistaa yritysten IT-toimintoja. Pilvipalvelut ja kasvanut alakohtaisten ohjelmistojen valikoima ovat tehneet pakettiohjelmistoista houkuttelevan vaihtoehdon mittatilausohjelmistoille. Pakettiohjelmistot nähdään väylänä nopeampaan käyttöönottoon sekä pienempiin kuluihin ja riskeihin, mutta joskus pakettiohjelmistojen valinta ja käyttöönotto voi olla yhtä hankalaa kuin halutun ohjelmiston kehittäminenkin. Mittatilausohjelmistoja käsittelevässä kirjallisuudessa loppukäyttäjien osallistamisen esitetään johtavan täsmällisempiin vaatimuksiin sekä kasvaneeseen käyttäjätyytyväisyyteen ja siten ohjelmistojen menestykseen. Osallistaminen nähdään tärkeäksi myös pakettiohjelmistoja hankkivissa yrityksissä, mutta käytännön osallistamistoimet ovat usein jääneet vähäisiksi. Kaikkiaan pakettiohjelmistoja käsittelevä tutkimus jättää useat osallistamistavat ja osallistamiseen liittyvät tunteet jokseenkin huomiotta. Tutkielmassa pyritään täyttämään tämä tutkimusaukko tarkastelemalla loppukäyttäjien osallistamista valintaprosessin aikana ja loppukäyttäjien tunteita sekä asenteita prosessia ja valittua ohjelmistoa kohtaan. Tutkimus toteutettiin laadullisesti haastattelmalla seitsemää työpaikallaan pakettiohjelmiston valintaprosessiin osallistunutta loppukäyttäjää. Tulokset osoittavat, että prosessit voidaan karkeasti jakaa kahtia niihin, joissa loppukäyttäjät tekivät aloitteen sekä käytännössä johtivat prosessia sekä niihin, joissa johto sääteli prosessia. Osallistumisen taso vaihteli aina epämuodollisesta mielipiteen ilmaisusta projektin täydelliseen kontrollointiin. Loppukäyttäjät olivat tyytyväisiä, jopa kiitollisia, mahdollisuudesta osallistua valintaan. Lisäksi he olivat melko tyytyväisiä valittuihin ohjelmistoihin. Tutkimuksen päähavainto on, että prosessiin osallistuneet käyttäjät olivat osallistumisen tasosta riippumatta tyytyväisiä vaikutusmahdollisuuksiinsa sekä valittuihin ohjelmistoihin. Tämä tutkielma kannustaakin osallistamaan käyttäjiä valinnassa edes jossain määrin, sillä jo vähäinen osallistuminen voi johtaa positiivisiin tunteisiin.

Packaged software has become a popular way to outsource companies' IT-functions. Cloud computing and the increased selection of sophisticated, industry-specific software have made packaged software an attractive alternative to custom development. Packaged software is seen as a way for faster implementation, decreased expenses and fewer risks, but the selection and implementation of packaged software can sometimes be just as complicated as developing the desired software from scratch. Research on custom development proposes user participation as a way to develop more precise requirements and increase user satisfaction and involvement, which contributes to the success of the implemented system. User participation is also perceived as important in the companies that purchase packaged software, yet in practice the user involvement efforts have often been scarce. All in all, the research on packaged soft-ware has somewhat ignored various means of user participation and the feelings related to it. This thesis aims to fill this research gap by investigating user participation in the different phases of packaged software selection processes and the end users’ feelings towards the process and selected software. The study was conducted by using qualitative methods. Seven end users who had participated in the selection process in their respective organizations were interviewed. The results show that the processes can be roughly divided into those that were initiated and led by end users and those that were controlled by management. The degree of user participation varies greatly from participating in an informal discussion of opinions to complete control of the process. All of the interviewed end users were pleased, some even grateful, to have been able to participate in the selection. They were also quite satisfied with the selected software. The key finding of the study is that the users who had a relatively small role in the process and the users who practically led the process both were satisfied with their chance to influence as well as the selected software. Thus, this study encourages the involvement of end users at least to a smaller extent since even lower degrees of participation can lead to positive feelings.