Mittaus- ja laskentamenetelmä dokumentinhallinnan työvälineenä opettajan työssä

Abstract

Opettajan työ on viestimistä osana sitä organisaatiota, missä hän työskentelee. Organisaatioiden viestintä muodostuu niiden sisällä sovittujen periaatteiden mukaan. Ulkopuolelta tulevat vaikutteet muokkaavat myös viestintää, mutta jo-kainen organisaatio rakentaa oman kielensä, jolla se viestii sisäisesti ja toisten or-ganisaatioiden kanssa. Tämän viestinnän yhteydessä syntyy tunnistettavia vies-tintäkategorioita, joita kutsutaan genreiksi eli lajityypeiksi. Liittämällä lajityyp-peihin niihin kuuluva sosiaalinen konteksti sitoutuvat lajityypit organisaation toimintaa. Analysoimalla organisaation viestintään kuuluvia lajityyppejä voi-daan tutkia organisaation prosesseja, näissä prosesseissa liikkuvia dokumentteja sekä prosesseihin liittyvien toimijoiden toimintaa. Mittaus- ja laskentamenetelmä on Jyväskylän yliopistossa kehitetty mene-telmä lajityyppien mittaukseen ja analysointiin. Tässä tutkimuksessa keskitytään tutkimaan, voidaanko mittaus- ja laskentamenetelmää käyttää opettajan työssä dokumentinhallintatyössä sekä dokumentinhallinnan kehitys- ja opetustyössä. Menetelmään on liitetty 5W1H-viitekehys, jonka läpi tuloksia tarkastellaan suh-teessa tutkimuskysymyksiin. Tutkimukseen osallistui 13 liiketalouden opettajaa Jyväskylän ammattikor-keakoulun liiketoimintayksikön liiketalouden koulutusohjelmasta. Tutkimus-menetelmänä oli tapaustutkimus, joka toteutettiin teorian osalta kirjallisuuskat-sauksena ja empirian osalta menetelmän testauksena tutkimukseen osallistunei-den kesken. Tämän tutkimuksen perusteella mittaus- ja laskentamenetelmää voi-daan käyttää opettajien dokumentinhallintatyössä, dokumentinhallinnan kehi-tystyössä ja edellä mainittujen koulutustyössä edellyttäen, että 5W1H-viitekehys otetaan käyttöön konkreettisina kysymyksinä kehitettäessä prosessien ja doku-menttienhallintaa. Lisäksi menetelmän käytön yhteydessä tulee lyhyesti käydä läpi teoriataustasta tärkeimmät käsitteet kuten dokumentti, dokumentinhallinta ja tiedonhallinta, jotta menetelmä saadaan luontevasti osaksi opettajan työn kou-lutus- ja kehittämisprosessia.

Teachers work and communicate as a part of an organization. The organiza-tional communication forms itself according to the rules and regulations inside the organization itself. Influences from outside modify the communication also, but every organization builds up its own language for its own communicational purposes and for the external communication. This communication creates rec-ognizable communication categories called genres. By combining the genres with their social context the genres will engage themselves as a part of the or-ganizational operations. By analyzing the genres in an organization it is possi-ble to study and examine the processes, the documents and the actors within these mentioned processes. Genre-based method for gathering and analyzing organizational metadata is a method developed in Jyväskylä University. This thesis concentrates to find out if this method could be used as an operational tool directly in the document management connected to the teacher´s work and also in the development work on both teacher´s education and document management education. The method was connected here with the 5W1H framework which worked as a lens for ana-lyzing and evaluating the results with respect to the research questions. The research was carried out with 13 teachers currently occupied by the School of Business in Jyväskylä University of applied sciences. All the partici-pants were full time teachers in the Degree Program in Business Administration. The selected research method was the case study method. The theory part of the research was carried out as a literature review and the empiric part was the actual testing of the genre-based method among the participants. Based on this research the genre-based method for gathering and analyzing organizational metadata can be used as an operative tool in the document man-agement in teacher´s work. The method can also be used as a development tool both in teacher´s education and document management education. The 5W1H framework should be embedded as the concrete base questions during the devel-opment work. In addition, a brief survey of the theory should accompany the method in order to create a natural connection between the method and the teacher´s work.