Uncovering the work processes of technical documentation and defining requirements for a CCMS : a case study

Abstract

Teknistä dokumentointia toteutetaan erilaisilla työkaluilla. Tuotetietoja tuotetaan ja välitetään asiakkaille ohjelmilla, jotka ovat kehittyneet vastaamaan alan ammattilaisten tarpeita. Perinteisten lineaaristen dokumentointijärjestelmien ominaisuudet, kuten sisällön päivittämisen haasteet ja tiedon hallinnan haasteet, rajoittavat alalla työskentelevien henkilöiden työnkuvaa. Rakenteisen dokumentoinnin järjestelmät voivat tarjota ratkaisuja esimerkiksi päivitettävyyteen, tekstisisällön uudelleenkäyttöön, tiedon julkaisemiseen sekä tiedon hallintaan. Tämä vaihdos vaatii kuitenkin osallistujiltaan tarkkaa suunnittelua sekä uuden oppimista. Tämän maisterintutkielman tarkoituksena on kehittää vaatimusmäärittely rakenteisen dokumentoinnin sisällönhallintajärjestelmälle erään suomalaisen yrityksen kontekstissa. Tavoitteena on kartoittaa yrityksen nykyinen dokumentointiprosessi lineaarisella menetelmällä ja sen haasteet. Tutkielman aineisto kerättiin tutkimushaastatteluilla siten, että jokaista dokumentointitiimin jäsentä kuultiin. Keräämällä tietoa käyttäjien tarpeista, odotuksista sekä dokumentointiprosessin vaiheista saatiin luotua raamit sisällönhallinnan parantamiselle rakenteisen dokumentaation avulla. Yrityksen tarpeet sekä toiminnalliset vaatimukset sisällönhallintajärjestelmälle luotiin yhteistyössä siten, että yrityksen dokumentointitiimi osallistettiin osaksi tutkimusta. Aineistoa analysoitiin temaattisen analyysin kuusivaiheisella menetelmällä (Braun & Clarke, 2022), jonka avulla tutkimustavoitteisiin jäsenneltiin vastauksia. Aineiston keräämisen ja analyysin aikana haastateltavat osallistettiin tutkimukseen, jotta lopputulos vastaisi juuri tämän organisaation tarpeita. Tutkimustavoitteisiin pääsy vaati aktiivista osallistumista koko prosessin ajan kaikilta osapuolilta. Tutkimuksen lopputuloksena syntyi vaatimusmäärittely, joka toimii perustana järjestelmän valitsemiselle. Tutkimuksessani tarjotaan näkökulman siihen, minkälaisia vaatimuksia organisaatiolla voi olla rakenteiselle sisällönhallintajärjestelmälle ja minkälaiselta pohjalta projektiin lähdetään. Vaikka aihe on alallaan merkittävä, empiiristä tutkimusta vastaavanlaisesta projektista on äärimmäisen vähän. Tämän vuoksi tutkimus pyrkii luomaan yhteyden teorian ja käytännön välille tarkastelemalla teoreettisia käsitteitä ja malleja käytännön kontekstissa, rikastuttaen käsitystä aiheesta.