Asiakasvaatimusten priorisointi usean eri sidosryhmän tietojärjestelmähankinnassa : case julkishallinto

Abstract

Tietojärjestelmäkehityksen tavoitteena on synnyttää lisäarvoa sidosryhmille tuottamalla organisaation toimintaa ja toiminnan jatkuvuutta tukevia tietoteknisiä ratkaisuja. Jotta kehitettävä tietojärjestelmä tuottaa tavoiteltua lisäarvoa, tulee sen vastata parhaalla mahdollisella tavalla käyttäjien tarpeita ja odotuksia. Nämä tarpeet ja odotukset kuvataan järjestelmään kohdistuvina asiakasvaatimuksina. Tietojärjestelmäprojekteissa tunnistetaan usein huomattavasti enem-män vaatimuksia kuin mitä ohjelmiston toteuttamisessa voidaan lopulta huomioida. Vaatimusten määrää rajoittavia tekijöitä ovat esimerkiksi ohjelmiston rakentamiseen käytettävissä oleva aika ja raha. Asettamalla tietojärjestelmälle tunnistetut vaatimukset tärkeysjärjestykseen voidaan varmistaa, että sidosryhmille lisäarvoa tuottavat toiminnallisuudet ja ominaisuudet kyetään toteuttamaan projektin tavoiteasetanta ja reunaehdot huomioiden. Vaatimusten priorisointi ohjaa sidosryhmiä käymään keskustelua ja neuvottelua siitä, mitkä ovat tietojärjestelmäprojektin menestystekijöitä ja määrittelemään kehitettävän järjestelmän keskeiset lisäarvoa tuottavat ominaisuudet. Julkisen hallinnon ICT-hankintoihin liittyviä epäonnistumisia on viime vuosina käsitelty laajasti julkisuudessa, sillä ICT-hankinnat muodostavat merkittävän osan julkisen talouden vuosittaisista menoista. Asiakasvaatimusten priorisoinnin merkitystä julkisissa ICT-hankinnoissa ei kuitenkaan tieteellisessä kirjallisuudessa ole käsitelty. Priorisointia koskeva tutkimus on painottunut erityisesti priorisoinnin haasteisiin, vaikka sillä saavutettavat hyödyt voivat olla tietojärjestelmäprojektin onnistumisen kannalta merkittäviä. Tutkimus jakautuu menetelmällisesti kahteen osaan: kirjallisuuskatsaukseen ja empiiriseen osuuteen. Tutkimuksen empiirinen osuus toteutetaan tapaustutkimuksena erääseen julkishallinnon hankkeeseen ja siinä toteutettuun tietojärjestelmähankintaan. Tutkimuksessa selvitetään, mitkä tekijät vaikuttavat usean eri sidosryhmän julkisessa tietojärjestelmähankinnassa asiakasvaatimusten priorisointiin, miten priorisointi tutkimustapauksessa toteutui sekä mitkä ovat priorisoinnin hyötyjä ja haasteita.

Information systems (IS) development aims to create value for its stakeholders by providing ICT-solutions that support the organizational activities and the continuity of operations. In order to develop the information system to generate added value for the target, it should respond best to users needs and expectations. These needs and expectations are described in the system as customer requirements. In the IS projects we often identify more customer requirements than can be ultimately taken into account in the implementation of the software. In the IS projects there are usually factors, that limit amount of the requirements, such as the time and money available for building the software. By setting the identified requirements in order of importance we can ensure that requirements that are giving value-added to stakeholders can be implemented and taken ac-count despite the boundaries and conditions of the project. Customer requirements prioritization guides stakeholders to conduct a discussion and negotiation about what are the IS project success factors and identify key value-added features of developed system. In recent years, the failures of public administration ICT procurement are being widely discussed in public, because ICT procurement accounts for a significant part of the annual expenditure of public finances. Despite of this, the importance of customer requirements prioritization on the public ICT procurement does not been dealt with in the scientific literature. The early studies of the requirements prioritization is especially focused on the challenges of prioritization, even if the gains can be significant to the success of the project. The study is divided methodically into two parts: a literature review and the empirical part. The empirical part is carried out as a single case study to a public project with IS procurement where several stakeholders are involved. The study examines factors, which are affecting to customer requirements prioritization in the public multi-stakeholder IS procurement and how prioritization was implemented in the case and also what are the benefits and challenges of the prioritization.