Vakiintuneiden muutosjohtamisen mallien soveltuvuus tietojärjestelmiin kohdistuvan organisaatiomuutoksen johtamiseen : esimerkkinä Kotterin 8 vaihetta onnistuneeseen muutokseen

Abstract

Kiristynyt kilpailu pakottaa yritykset etsimään uusia ratkaisuja kilpailuedun saavuttamiseksi. Yhä useammin organisaatiomuutokset kohdistuvat tietojärjestelmiin. Toisaalta IT-muutokset saavat aikaan laajoja organisaatiomuutoksia, kun liiketoimintastrategia luodaan uusien IT järjestelmien hyödyntämiseksi. Työolotutkimukset ovat osoittaneet, että noin puolet suomalaisista on kokenut työpaikallaan muutoksia tietojärjestelmissä viimeisten vuosien aikana. Muutosjohtamisella on todettu olevan merkittävä vaikutus muutoksen omaksumiseen. Tietojärjestelmiin kohdistuvat muutokset epäonnistuvat edelleen huomattavan usein. Tutkimuksessa tarkasteltiin, onko tietojärjestelmämuutoksilla joitakin sellaisia erityispiirteitä, jotka luovat erityisvaatimuksia muutosjohtamiselle. Tutkimuksessa havaittiin lukuisia tällaisia erityispiirteitä tietojärjestelmiin kohdistuville strategisille muutoksille. Niitä ovat esimerkiksi inhimillisten ja teknologisten tekijöiden välillä tasapainoilu, henkilöstön minäpystyvyyden sekä järjestelmään kohdistuvien suorituskykyodotusten luominen sekä järjestelmän käyttöönoton tukevien olosuhteiden mahdollistaminen. Esimerkkinä vakiintuneista muutosjohtamisen teorioista käytettyä J.P Kotterin kahdeksanvaiheista muutosjohtamisen mallia tarkastelemalla havaittiin, että ainakaan se ei täytä kaikkia tietojärjestelmämuutoksen erityisvaatimuksia. Sen pohjalta voidaan päätellä, että tarkentamalla ja täydentämällä nykyisiä muutosjohtamisen malleja sekä tietojärjestelmämuutoksen erityispiirteet huomioimalla on mahdollista saada aikaan toimiva malli, jota seuraamalla tietojärjestelmämuutoksen toteuttaminen organisaatiossa on helpompaa ja tehokkaampaa. Tämä tutkimus perustuu kirjallisuuskatsaukseen ja keskittyy muutosjohtamisen vaatimuksiin tietojärjestelmiin kohdistuvissa strategisissa muutoksissa. Tutkielmassa tarkastellaan vakiintuneiden muutosjohtamisen mallien soveltuvuutta muutosjohtamiseen tietojärjestelmäkontekstissa. Tutkimuksessa määritellään myös muutosjohtamisen, strategian ja organisaatiomuutoksen käsitteet sekä kahta viimeistä määritelmää tarkastelemalla ja yhdistämällä luodaan määritelmä strategiselle organisaatiomuutokselle.

Intensified competition and economic conditions are forcing companies to look for new solutions for achieving a competitive advantage. Organisational changes focus more increasingly on information systems. On the other hand, IT changes generate also broad organizational changes as business processes need to adapt to using new information system. Finnish working environment sur-veys have demonstrated that about a half of Finnish employees have experi-enced changes on information systems on their working places during last few years. Change management and leadership play great role in adoption of change in organisations. Remarkable amount of change programs and projects are still failing in information systems context. One of the main points in this study was to find out, do information systems changes have any characteristics that create special requirements for leading change. The study found a number of such special features for strategic changes on information systems. These are for example balancing between the humane and technological factors, creating the self-efficacy of the staff, creating performance expectations for the infor-mation system to be implemented, and enabling the environment that supports implementation of the system. In this study I use JP Kotter’s eight steps of suc-cessful change as an example for existing and established change management models. By examining this model I found out that it is clearly not fulfilling all of the special requirements which information system changes have. It is im-portant to notice though, that by specifying and complementing the existing change management models and taking special demands into account it is pos-sible to create a workable and efficient model. This study is based on literature review and it focuses on special requirements for leading strategic changes on information systems. The study also considers feasibility of existing change management models on leading change in information systems context. Con-cepts of change management and leadership, strategy and organisational change are also defined. In addition, we create a definition for strategic organi-sational change by combining the previous definitions.