Deployment of XML for office documents in organizations

Abstract

Merkittävä osa organisaatioissa tuotetusta sisällöstä on tallennettuina dokumenttei-hin. Rakenteiset dokumentit mahdollistavat rakennemääritysten, dokumentti-instanssien sekä ulkoasumääritysten hallinnoinnin omina sisältöyksiköinään. Tämä on dokumenttien hallinnan näkökulmasta oleellinen rakenteisten dokumenttien ominaisuus. Samanlaisten dokumenttien joukkoa kutsutaan dokumenttityypiksi. Doku-menttityypit rakentuvat komponenteista, jotka ovat dokumenttityypin rakenneosia. Dokumenttityyppi voidaan määritellä formaalisti skeemassa. Avointen toimistostandardien kehitys toimistodokumenteille toi XML-kielen käytön organisaatioiden toimistoihin. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli tutkia toi-mistodokumentteja ja löytää niille suunniteltujen XML-skeemojen suunnittelutyöstä yhtenäisiä piirteitä. Skeemojen suunnittelua toimistodokumenteille voi tukea tarkoitukseen sovel-tuvan menetelmän käyttö. Tässä tutkielmassa esitettiin menetelmiä, jotka sisältävät skeemasuunnittelua. Lisäksi tutkielmassa raportoitiin havaintoja kahdesta tapaus-tutkimuksesta, joissa tehtiin skeemasuunnittelua toimistodokumenteille. Tutkimuk-sen empiirinen osuus suoritettiin toimintatutkimuksena. Ensimmäisessä tapaustut-kimuksessa suunniteltiin skeemat IT-tiedekunnan tiedekuntaneuvoston esittelylis-talle ja pöytäkirjalle, sekä luotiin kohdeorganisaatiossa käyttöönotettu XML-pohjainen toimistodokumenttijärjestelmä edellä mainittujen dokumenttien laadin-taan ja julkaisuun. Tutkimuksen pitkäaikaisuudesta johtuen tapauksen seuranta tar-josi mielenkiintoisia näkymiä XML-kielen käyttöönottoon toimistoympäristössä. Näin ollen tutkimuksen painopiste muuttui ajan myötä tarkastelemaan skeema-suunnittelun lisäksi myös XML-dokumenttien käytön analysointia ja kuvailua toi-mistoissa. Toisessa tapaustutkimuksessa eläketurvakeskuksen neljälle dokumentti-tyypille laadittiin XML-skeemat ja niitä testattiin kahdessa erilaisessa asiakirjojen laadintaan tarkoitetussa toimisto-ohjelmassa, joista toisessa oli WYSIWYG-käyttöliittymä ja toinen oli XML-kieltä tukeva lomake-editori. Merkittävimmät syyt kohdeorganisaatioissa tapahtuneeseen skeemasuunnite-luun olivat ongelmat toimistodokumenttien sisällön uudelleenkäytössä sekä doku-menttien julkaisussa. Tutkimus osoitti, että XML-skeemojen suunnittelu toimistodo-kumenteille vaatii dokumenttien sisältökomponenttien tunnistamista, luokittelua sekä niiden mallintamista. Nämä vaiheet ovat keskeisiä myös referoiduissa ja vertail-luissa skeemasuunnittelumenetelmissä. Skeemasuunnittelun nähtiin myös sisältävän dokumenttien ulkoasusuunnittelua sekä dokumenttien laadintaan käytettävän työ-kalun käyttäjäystävällisyyden huomioon ottamista. Skeemasuunnittelumenetelmien käyttö koettiin hyödylliseksi molemmissa tapauksissa.

Majority of the content in organizations is stored as documents. Structured documents, like XML documents, allow the structure definitions, document instances, and layout specifications to be handled as separate entities. This is an important feature to realize from a document management point of view. A class of similar documents with the same structure constitutes a document type. The documents are built from components that are logical units of information within the context of the document type. Office documents are typically authored using word-processing software, they are relatively short in length, and intended for human consumption. The development of open office standards brought XML to organizations’ office en-vironments and changed the capabilities of using document content in ways that were previously impossible or difficult. The aim of this research is to ex-plore possible benefits of using custom XML schemas in office documents and factors influencing the design of such schemas. This study reports findings from two action research studies. Both cases involved designing custom XML schemas for office documents with the case organizations. The research resulted in the increased understanding of real-life requirements and challenges of XML schema design for office documents and provided insights of XML-based office document use after implementation. The research area changed significantly since the study was started. When the research began in 2005, the open XML standards for office documents were still under development, yet office suites available had already XML support enabling the use of custom XML schemas. The longevity of the study has pro-vided an opportunity to closely observe the use of an XML-based office docu-ment authoring system using custom XML schemas in a case organization through the years. The contributions of this study are the insights to schema design efforts. The two cases revealed issues motivating organizations to con-sider custom XML schemas for their office documents and how XML document management can be analyzed and described. The use of schema design meth-ods was observed to be beneficial in both cases.