Liikematkojen itsevarausjärjestelmän käyttöönoton vaikutus organisaation matkahallinnon prosesseihin : case Gemalto Oy

Abstract

Liikematkustuksella on merkittävä osuus yritysten ja organisaatioiden toiminnassa. Kehittyneistä video- ja puhelinneuvottelumahdollisuuksista huolimatta liikematkustuksella on edelleen suuri osuus yritysten päivittäisessä toiminnassa ja sen kustannusvaikutukset ovat suuret. Liikematkojen järjestely on perinteisesti ollut yrityksen ja matkatoimiston välistä monivaiheista kommunikointia, johon on kulunut paljon työntekijän tehokasta työaikaa. Tässä tutkielmassa tutkittiin liikematkojen itsevaraamiseen perustuvan matkanvarausjärjestelmän käyttöönoton vaikutuksia kohdeorganisaation matkahallintoprosesseihin. Tutkimus suoritettiin suunnittelutieteellistä tutkimusmenetelmää hyödyntäen, jonka tarkoituksena oli tuottaa tutkimusongelmiin vastaavat konstruktiot. Tutkimusongelmana tässä tutkielmassa oli selvittää miten uuden itsevaraamiseen perustuvan järjestelmän käyttöönotto vaikuttaa liikematkojen varausprosessiin ja onko tällä vaikutusta organisaation matkustuspolitiikan noudattamiseen. Tutkimus suoritettiin kirjallisuuskatsauksena aiempaan tutkimustietoon liiketoimintaprosessien, prosessikehityksen ja -mallinnuksen, sekä matkahallinnon alueista. Tutkimuksen empiirisenä osuutena toimi kohdeorganisaatio Gemalto Oy:n liikematkustajien parissa suoritettu puolistrukturoitu teemahaastattelu. Näiden viitekehysten ja tutkimustulosten pohjalta muodostettiin prosessimallit kohdeorganisaatiossa käytössä olleista matkanvarausprosesseista, sekä itsevarausjärjestelmän käyttöönoton myötä muuttuneista matkanvarausprosesseista. Tutkimuksessa saavutettujen tulosten mukaan matkahallinnon prosessit ovat itsevarausjärjestelmän myötä muuttuneet yksinkertaisemmiksi ja suoraviivaisemmiksi. Järjestelmä selkeyttää matkan suunnittelua työntekijän näkökulmasta ja helpottaa matkustuskustannusten seurantaa esimiehen kannalta. Järjestelmän ongelmakohdaksi todettiin matkan ennakkohyväksyntäprosessi, joka edellyttää esimiehen ja työntekijän välistä tiivistä kommunikointia. Jatkotutkimusaiheina tälle tutkielmalle itsevarausjärjestelmän aiheuttamien kustannusvaikutusten pidempiaikainen seuranta.

Business and corporate travel have a significant role in the operations of enterprises and organizations. Despite the development of video- and teleconferencing solutions, business travel still plays a major role in the everyday activities of enterprises and it has remarkable cost effects. The business travel arrangements have traditionally demanded complex communication between the traveller and travel management companies, which has taken a lot of the travellers’ effective working time. This thesis consists of a research about the effects which an implementation of a travel management self-booking tool has on organizations travel management processes. The research was based on a Design Science Research Methodology which was supposed to produce constructions to answer the research questions. The research questions on this thesis were how the implementation of a self-booking tool has affected on the corporations travel management process, and if it has had an effect on the corporate travel policy. The research was conducted as a literature review and an empirical study. The literature review was about the previous research knowledge on business processes, process development, process modeling and travel management. The empirical study of the research was performed as a half-structured theme interview within the business travelers of Gemalto Oy. Through these frames of reference and research results the constructions were produced as business process models about the present and future business travel booking processes. The results of the research indicated that through the self-booking tool, the travel management processes have changed to simplier and straight forwarder. The system clarifies the travel planning process for the traveler and makes the follow-up of the travel expenses easier for the manager. The pre-trip approval process was found to be a problem in the self-booking tool, and it requires close communication between the traveler and his or her manager. Possible future research would be about the long-term cost effects which the self-booking tool has on the organizations business travel.