Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto: Heikkoudet ja vahvuudet

Abstract

Korolainen, Valtteri Tietojärjestelmätieteen kandidaatintutkielma / Valtteri Korolainen Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto, 2010. 30 s. Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto: heikkoudet ja vahvuudet Suurinta osaa organisaatioista yhdistää niiden tarve automaatioon sekä tiedon keruun tarve. Tätä tarvetta katetaan erilaisilla tietoteknisillä ratkaisuilla kuten ohjelmistoilla ja verkkopalveluilla. Ohjelmistojen ja verkkopalvelujen hankkiminen ilman koko organisaatioita koskevaa IT-infrastruktuurin suunnittelua voi olla nopea ratkaisu tällaiseen ongelmaan, mutta aiheuttaa organisaatioille pitkällä aikavälillä ylimääräistä resurssien kulutusta. Toiminnanohjausjärjestelmät, Enterprice Resource Planning Systems (ERP), ovat XUn, Rahmatin ja Leen (2008) mukaan hallittu kokonaisuus tukemaan toimintaa taloudellisesta, toiminnallisesta, viestinnällisestä sekä teknologisesta näkökulmasta. Suurin osa suomalaisista organisaatioista käyttää toiminnanohjausjärjestelmää hallitsemaan ydintoimintojaan. Näitä toimintoja ovat esimerkiksi tuotantoa, myyntiä ja jakelua koskevat toistuvat prosessit. Kaikki organisaatiot eivät kuitenkaan päädy käyttämään toiminnanohjausjärjestelmää, vaan löytävät sille myös vaihtoehtoisia ratkaisuja. Tämä tutkielma käsittelee toiminnanohjausjärjestelmien hyötyjä ja haittoja, ja pyrkii niiden pohjalta osoittamaan, miksi toiminnanohjausjärjestelmä tulisi ottaa käyttöön. Tutkielman vertailee myös vaihtoehtoisten ratkaisujen kannattavuutta toiminnanohjausjärjestelmään. Toiminnanohjausjärjestelmien tärkeimpiä vahvuuksia ovat apu päätöksenteossa, liiketoiminnan yleinen hallinta, henkilöstökulujen vähennys, varaston kierron nopeutuminen, asiakaspalvelun kehitys, kasvun mahdollistuminen ja joustavuus, nopeammat ja tarkemman transaktiot, inventaarion hallinta, sekä logistiikan paraneminen, mitkä kaikki vähentävät fyysisiä resursseja. Toiminnanohjausjärjestelmien suurimpia heikkouksia ovat järjestelmän kompleksisuus, konsultoinnin ja käyttöönoton korkeat kustannukset, sekä hyvin yleinen käyttöönoton epäonnistuminen budjetin venymisen ja aikataulun takia. Pitkällä aikavälillä järjestelmästä saatavat taloudelliset hyödyt sen nopean tiedonkulun ja organisointiominaisuuksien puolesta ovat kuitenkin yleensä siitä koituvia kustannuksia huomattavasti korkeammat, joten sen käyttöönotto kannattaa. Matalien kustannustensa puolesta pilvipalveluiden tarjoamat edullisemmat toiminnanohjausjärjestelmäratkaisut voivat olla vaihtoehto matalammalla budjetilla toimiville organisaatioille, kuten pienyrityksille, mikäli järjestelmältä ei vaadita paljon raakaa laskentatehoa. Järjestelmän käyttöönotossa tulee kuitenkin varautua sen venyvään budjettiin ja aikatauluun, sekä siihen että järjestelmän tehokkuus ei välttämättä vastaa odotuksia.