Julkisten tietojärjestelmähankintojen haasteet EU:ssa

Abstract

Yhteiskunnat ovat yhä riippuvaisempia tietojärjestelmistä ja digitaalisista ratkaisuista. Kasvavissa määrin julkiset palvelut tulevat myös perustumaan digitaalisiin ratkaisuihin. Julkisen sektorin tavoitteena on tuottaa yhteiskunnan jäsenille kustannustehokkaasti mahdollisimman laadukkaita palveluita. Tavoitteeseen päästäkseen julkiset organisaatiot toteuttavat tietojärjestelmähankintoja. Hankinnat ovat kohdanneet haasteita ja niiden onnistuminen ei ole ollut riittävällä tasolla. Samanaikaisesti julkisiin hankintoihin käytetään vuosittain huomattava määrä julkisia varoja. Tässä kirjallisuuskatsauksena toteutetussa kandidaatintutkielmassa tutkittiin, minkälaisia haasteita julkiset organisaatiot kohtaavat julkisissa tietojärjestelmähankinnoissa, jotta toimintaa voidaan kehittää paremmaksi. Tutkielmassa keskityttiin Euroopan unionin säädösten alaisten julkisten organisaatioiden hankintaan. Tuloksista havaittiin, että julkiset tietojärjestelmähankinnat kohtaavat monenlaisia haasteita, jotka voidaan jaotella ihmis- ja organisaatiolähtöisiin, teknologisiin sekä lainsäädännöllisiin haasteisiin. Tulosten perusteella todettiin, että julkiset organisaatiot kohtaavat yhtäläisiä ongelmia kuin yksityisen sektorin toimijat, kuten henkilöstön muutosvastarintaa ja toimittajalukkoja. Toisaalta tutkielmassa tunnistettiin myös useita julkiselle sektorille ominaisia haasteita, kuten rahoitusmallin vaikutukset budjettiin ja investointipäätöksiin sekä oikeudenmukaisuutta ja avoimuutta korostava, mutta toimintaa rajoittava lainsäädäntö.

Societies are becoming increasingly dependent on information systems and digital services. In addition, it is estimated that public services are increasingly being developed based on digital solutions. The public sector aims to produce high quality services to citizens as cost-efficiently as possible. Public organisations need to procure information systems to achieve this goal. However, public procurement has faced several challenges and success rates have been insufficient. Concurrently, significant amount of money is expended in the procurement each year. This bachelor’s thesis examined what kind of challenges public organisations face procuring information systems. This study focuses on the public organisations which are subject to European Union legislation. Based on the results, the challenges can be divided into three classes which are human- and organization-based challenges, technological challenges, and legislative challenges. Public organisations face similar challenges as private sector, e.g. personnel’s resistance to change and vendor lock-ins. Furthermore, the study found that there are many challenges typical for public organisations, e.g. the funding model and short-termed budgets which affects the investment decisions and the strict legislation which emphasises openness and transparency.