Digitaalisen ostolaskuprosessin haasteet, ratkaisut ja tulevaisuudennäkymät: Case Yritys Oyj

Abstract

Liiketoiminnan monimutkaistuessa, kilpailun kiristyessä ja teknologian kehittyessä organisaatiot ovat enenevissä määrin sitoutuneet prosessiensa täydelliseen digitalisointiin ja automatisointiin. Tämä näkyy ostolaskuprosessissa muun muassa sekä laskujen vastaanotto- ja lähettämistapojen digitalisoitumisena että työnkulunhallintajärjestelmien ja pilvipalveluiden yleistymisenä ja kehittymisenä. Vaikka nämä digitalisaation mukanaan tuomat kehitykset ovatkin virtaviivaistaneet prosesseja ja vähentäneet manuaalisen työn määrää, ovat ne tutkitusti tuoneet mukanaan myös uusia tietojenkäsittelyn tehottomuuteen ja resurssien kohdentumiseen liittyviä haasteita. Tutkielman tarkoituksena ja ensisijaisena tavoitteena oli syventyä erilaisten digitaalisten ratkaisujen ominaispiirteisiin ostolaskuprosessissa, keskittyen prosessin nykytilaan, haasteisiin ja tulevaisuuden näkymiin kvalitatiivisia menetelmiä hyödyntäen. Tutkielman toteutusta ohjaavat tutkimuskysymykset olivat koostettu siten, että tutkielman tulokset palvelisivat jo olemassa olevaa tutkimuskirjallisuutta kokonaisvaltaisesti, tarjoten viitteitä paitsi tietoteknisistä, myös organisaatio- ja yksilötason kysymyksistä. Tutkielman havaintojen odotetaan edistävän organisaatioiden kykyä navigoida tehokkaammin digitaalisen muutoksen kentässä. Vaikka johtopäätökset ovat monien teemojen osalta alustavia, tutkielman voidaan nähdä luoneen hyvän pohjan kohdennetumman tutkimuksen toteuttamiselle tulevaisuudessa. Tutkielman tulokset viittaavat siihen, että ostolaskuprosessin asianmukainen ja täysin saumaton automatisointi on vielä varsin riippuvainen erilaisista organisaatiokohtaisista tekijöistä, kuten toimialasta, toiminnan kansainvälisyydestä ja toimittajien digitaalisista valmiuksista. Muun muassa globaalin liiketoiminnan muuttujat, kuten paikalliset lainsäädännöt, ostolaskujen formaatit ja organisaation sisäiset toimintatavat, vaikuttavat havaitusti saavutettavissa oleviin prosessikohtaisiin automaatioasteisiin. Organisaatiot voivat puolestaan vastata kyseisiin ongelmiin sitoutumalla prosessien standardointiin ja kehittämiseen sekä implementoimalla pitkälle räätälöitäviä ja skaalautuvia tietojärjestelmä- ja ohjelmistoratkaisuja yhdessä erikoistuneen järjestelmäkehittäjän kanssa. Prosessien jatkuva kehittäminen ja teknologisen kehityksen nopea tahti on puolestaan synnyttänyt uusia oppimisvaateita alan asiantuntijoille, jotka voivat yhdessä vallitsevien aikarajoitteiden kanssa hidastaa yksilön kompetenssien kehittymistä, korostaen myös henkilöstön asianmukaista huomioon ottamista kehittyvien taloushallintoprosessien keskiössä.