Rutiininomaisten prosessien automatisointi : case Axactor Finland Oy

Abstract

Useiden organisaatioiden liiketoiminta koostuu nykyään erilaisista tietojärjestelmissä toteutettavista prosesseista. Vaikka älykkäät prosessit ja prosessiautomaatio ovat esimerkiksi IT-taloille jo arkipäivää, monet organisaatiot eivät vielä osaa hyödyntää prosessiautomaatiota lainkaan. Prosessiautomaatio on jo melko laajasti tutkittu ja tunnettu aihe, mutta sen toteuttaminen ei ole aivan yksinkertaista, sillä sen suunnittelu vaatii organisaatiolta paitsi omien prosessien ja tavoitteiden, mutta myös erilaisten automaatiomenetelmien tuntemusta. Prosessiautomaation tutkimusta on viime vuosina hallinnut selvästi ohjelmistorobotiikka, ja ohjelmistorobotiikan tuotteita on laajasti saatavilla. Vaikka ohjelmistorobotiikkaa voidaan ehkä pitää prosessiautomaation trendikkäimpänä menetelmänä, on syytä huomata, että se ei ole automaattisesti paras vaihtoehto automaation toteutukseen. Aiemmat tutkimukset ovat tuoneet ilmi, että erilaisille tilanteille ja prosesseille erilaiset menetelmät. Perusedellytys onnistuneelle automaatiolle on se, että prosessille on mahdollista luoda säännöt. Kannattavan automaatiosta voi saada, mikäli prosessi toistuu tarpeeksi usein verrattuna automaation toteutukseen kuluviin resursseihin. Muut prosessin ominaisuudet yhdessä organisaation tilanteen ja tavoitteiden ohella sen sijaan määrittelevät sen, mikä on automaation toteutukseen sopivin menetelmä. Tässä pro gradu -tutkielmassa luodaan viitekehys, jonka avulla organisaatiot voivat arvioida omien prosessiensa automatisointimahdollisuuksia. Viitekehys ohjaa organisaatiota tutkimaan prosessin sekä organisaation itsensä ominaisuuksia ja auttaa näin löytämään prosesseista automatisoitaviksi kelpaavat, sekä ohjaa tutustumaan suosittelemaansa automaatiomenetelmään. Viitekehyksen käyttö vaatii prosessin perinpohjaista tuntemusta ja muun muassa organisaation käytössä olevia resursseja. Prosessien syvemmäksi ymmärtämiseksi tutkielmassa tutustutaan ennen varsinaista prosessiautomaatiota liiketoimintaprosesseihin sekä niiden hallintaan yleensä. Tutkimus suoritettiin Axactor Finland Oy:n toimeksiantona, organisaation etsiessä apua erityisesti liiketoimintansa keskiössä olevan perintäjärjestelmänsä prosessien automatisointimahdollisuuksien tunnistamiseen. Viitekehystä testattiin käytännössä kahdella toimeksiantajaorganisaation omalla, tällä hetkellä manuaalisella prosessilla, ja testauksen tulokset arvioituaan organisaatio totesi viitekehyksen toimivaksi apuvälineeksi prosessiautomaatiomahdollisuuksien kartoittamiseen.