Adapting data management practices in the face of evolving technological and data privacy landscapes

Abstract

Yritykset pyrkivät ylläpitämään tiedonhallintakäytäntöjään teknologisen kehityksen ja kehittyvän tietosuojalainsäädännön puitteissa. Ensinnäkin uudet ja kehittyvät teknologiat, kuten pilviteknologia, esineiden internet ja tekoäly (muutamia mainitakseni), parantavat yritysten kykyä kerätä ja hyödyntää dataa yhä monipuolisemmin ja tehokkaammin. Lisäksi datan räjähdysmäinen kasvu yhdistettynä henkilötietojen hyödyntämiseen on lisännyt tietoisuutta mahdollisista tietosuojariskeistä ja sitä kautta tarvetta kehittää tietosuojalainsäädäntöä. Näiden tekijöiden huomioon ottaminen yrityksen tiedonhallinnan käytäntöjä kehitettäessä ei ole yksinkertaista, erityisesti kun otetaan huomioon, että tiedonhallintakäytäntöjen kehittämisen lähestymistavat ja edellytykset vaihtelevat yrityksittäin. Tämän tutkimuksen tavoite on selvittää, kuinka yritykset kehittävät ja hyödyntävät tiedonhallintakäytänteitään ottaen huomioon teknologisen ja tietosuojalainsäädännöllisen kehityksen. Tarkemmin ottaen tutkimuksessa kuvaillaan, mitä vaikutuksia kehittyvällä teknologialla ja tietosuojalainsäädännöllä on eri tiedonhallinnan osa-alueille, eritoten datan keruulle, datan varastoinnille ja datan analysoinnille. Tukevana näkökulmana tämä tutkimus pyrkii myös selvittämään, kuinka yritykset tunnistavat ulkoisia tekijöitä, jotka vaativat tiedonhallintakäytänteiden kehittämistä. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että eri toimialojen yrityksillä on yhteisiä lähestymistapoja tiedonhallintakäytäntöjen hyödyntämiseen ja kehittämiseen, joitain toimialakohtaisia poikkeuksia lukuun ottamatta. Lisäksi, vaikka tutkittavien yritysten teknologiset kehitystasot vaihtelivat, kaikki yritykset pyrkivät kehittämään tiedonhallintakäytäntöjään, esimerkiksi pyrkimällä siirtämään kaiken datansa pilveen. Tietosuojan näkökulmasta kaikki tutkittavat yritykset priorisoivat tietosuojalainsäädäntöä ja varmistavat tietosuojamääräysten noudattamista omissa tietosuojakäytännöissään.

Firms are struggling to keep their data management practices on par with the unprecedented technological evolution as well as constantly evolving data privacy landscape. Firstly, novel and evolving technologies such as cloud computing, internet of things (IoT) and artificial intelligence (AI) (to name a few) improve firms’ capabilities to capture and utilize data in increasingly diverse and efficient ways. Secondly, the exponential increase in data volumes combined with the utilization of personal data has increased awareness about potential privacy risks and therefore the necessity for improved data privacy legislations. Taking the balancing dichotomy of these two factors into account when developing data management practices is not a straightforward matter, also keeping in mind that the approaches and antecedents to developing data management practices can differ from firm to firm. In response, this study investigates how firms develop and utilize their data management practices to technological evolution and data privacy legislation. Data management practices refer to the activities related to the utilization of data, such as data collection, data storage and data analysis. As a supporting aspect, this study also aims to uncover how firms identify external forces that require them to adapt their data management practices in general. The findings of this study indicate that firms across different industries share common approaches in utilizing and developing data management practices, with some industry specific exceptions. Furthermore, even though firms seemed to have varying levels of technological maturity, they were all striving towards improved data management practices such as migrating all their data to the cloud. From a data privacy standpoint, it became obvious that all six case firms hold data privacy legislation in high regard, and prioritized their adherence to data privacy regulations within their respective data management practices.